Ein Dachdecker findet jedes Leck. Das im eigenen Büro sieht man schwerer, denn dort tropft kein Wasser. Dort tropfen Minuten.
Die Hans Hobeck u. Söhne Dachbau GmbH aus Belgern gibt es seit 1927, mit 5 Generationen Familientradition. Jeden Monat kommen dort rund 160 Rechnungen an, für Material, Werkzeug und Fahrzeuge. Wir haben gemeinsam nachgerechnet, was so eine Rechnung kostet, bevor sie überhaupt bezahlt ist.
Wo die Minuten durchtropfen
Jede Rechnung ging durch dieselben Hände. Öffnen, Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit abtippen, die Baustelle über Lieferschein oder Bestellung heraussuchen, zur Freigabe weiterschicken und nachfragen, wenn keine Antwort kam.
Das dauerte rund 5 Minuten pro Rechnung. Klingt nach einem Tropfen, bei 160 Rechnungen sind es über 13 Stunden im Monat.
Das Statistische Bundesamt setzt die Arbeitskosten im Baugewerbe für 2025 auf 39,60 Euro je Stunde. Allein das Abtippen, Nachschlagen und Nachfragen kostete Hobeck damit rund 530 Euro im Monat.
Rechnet es für euren Betrieb nach: Rechnungen im Monat mal Minuten pro Rechnung, geteilt durch 60, mal 39,60 Euro. Was rauskommt, tropft jeden Monat durch.
Die größte Baustelle hatte kein Feld
Software für Rechnungen hatte Hobeck längst. Die Programme fragten nur nach dem, was ihre Hersteller für wichtig hielten, und ließen sich kaum anpassen.
Ausgerechnet die Baustelle hatte kein eigenes Feld. Dabei will ein Dachdecker genau das wissen: was ein Dach am Ende gekostet hat. Also landete die Zuordnung in Notizen, in Mails und im Kopf von Leuten, die auch mal Urlaub haben.
Das Skonto landet in der Regenrinne
Bis eine Rechnung freigegeben war, vergingen oft mehr als 7 Tage. Wer freigeben sollte, bekam sie per Mail und hatte sie zwischen Baustelle und Angebot nicht immer im Blick.
Viele Lieferanten geben 2 Prozent Skonto, wenn innerhalb von 10 bis 14 Tagen gezahlt wird. Bis die Rechnung angekommen, freigegeben und überwiesen war, war die Frist oft vorbei. Bei Hobeck waren das rund 1.000 Euro im Monat.
Dazu kamen Dubletten. Dieselbe Rechnung per Mail und noch einmal als Upload fiel nur auf, wenn sich jemand an den ersten Vorgang erinnerte.
So haben wir das Büro abgedichtet
Hobeck brauchte keine neue Buchhaltung, DATEV bleibt. Wir haben mit dem Team zuerst den Weg einer Rechnung vom Postfach bis zur Überweisung aufgenommen und daraus einen Workflow im Pharen Hub gebaut.
Ein Agenten-Team liest jede Rechnung aus, füllt 8 Felder und schlägt die Baustelle vor, etwa anhand von Lieferadresse, Kommission oder Bestellnummer. Was es nicht sicher erkennt, markiert es, statt zu raten.
Prüfregeln halten an, wenn Pflichtangaben fehlen, eine mögliche Dublette auftaucht oder die Kostenstelle unklar ist. Ab einem festgelegten Betrag gibt die Geschäftsführung frei, und bleibt eine Freigabe liegen, erinnert der Hub daran. Erst danach geht die Rechnung an DATEV.
Gebucht und bezahlt wird weiter von Menschen. Der Workflow bereitet vor. Entscheiden darf er nichts.
Was unterm Strich bleibt
Pro Rechnung bleiben heute unter 30 Sekunden für den Blick auf die Felder und die Freigabe. Das spart rund 12 Stunden im Monat, mit 39,60 Euro je Stunde rund 475 Euro.
Freigegeben ist eine Rechnung jetzt meist nach 1 bis 2 Tagen. Damit bleibt die Skontofrist erreichbar, und Hobeck nutzt rund 1.000 Euro Skonto im Monat zusätzlich. Zusammen sind das rund 1.500 Euro im Monat. Rund 4 mögliche Dubletten im Monat hält der Workflow an, bevor jemand zahlt. Alle Zahlen stehen im Case zu Hobeck.
Die Zahl der Rechnungen ist dieselbe geblieben. Nur ist jede jetzt mit Baustelle und Freigabe unter Dach und Fach, bevor das Skonto weg ist.
Tropft es in eurem Büro auch irgendwo? Meldet euch, wir bringen die Leiter mit 🪜