Hans Hobeck u. Söhne deckt seit 1927 Dächer in Belgern-Schildau, heute mit gut zehn Leuten. Im Büro kommen jeden Monat rund 80 Eingangsrechnungen an, für Material, Werkzeug und die Fahrzeuge.
Software für Rechnungen gab es schon. Nur fragten die Programme nach dem, was ihre Hersteller für wichtig hielten, und ließen sich kaum anpassen. Zu welcher Baustelle eine Rechnung gehört, hatte zum Beispiel kein eigenes Feld. Also wurde abgetippt, nachgeschlagen und weitergeleitet.
Vorher: gut drei Stunden Abtippen pro Woche
Rechnungen kamen als Mail-Anhang, als Upload oder als weitergeleitete Nachricht. Jemand im Büro öffnete jede einzelne, tippte Lieferant, Betrag und Fälligkeit ab, suchte die passende Baustelle heraus und schickte die Rechnung zur Freigabe. Was in kein Feld passte, landete in Notizen, Mails oder im Kopf.
So kamen pro Rechnung rund zehn Minuten zusammen. Bei 80 Rechnungen im Monat sind das gut drei Stunden pro Woche.
Dazu kamen Fragen, die jede Woche wiederkehrten: Ist die Rechnung schon erfasst? Wer muss sie freigeben? Fehlt noch eine Bestellung? War jemand im Urlaub, fehlte den anderen der Kontext.
Was wir im Pharen Hub gebaut haben
Wir haben den Betrieb nicht an die nächste Software angepasst, sondern den Rechnungseingang im Pharen Hub nachgebaut, mit den Feldern, die Hobeck braucht. Das Gerüst ist ein Workflow: Eingang, Erfassen, Prüfen, Freigabe, Übergabe.
Die Arbeit darin macht ein Agenten-Team. Es liest jede Rechnung aus, füllt Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit, schlägt die Baustelle vor und markiert fehlende Angaben oder doppelte Rechnungen. Kommt später ein neues Feld dazu, wird es in der Liste ergänzt, ohne auf ein Update zu warten.
So läuft eine Rechnung heute
- Die Rechnung kommt per Mail oder Upload an und bekommt eine Vorgangsnummer.
- Das Agenten-Team liest sie aus, füllt die Felder und schlägt die Baustelle vor.
- Fehlende Angaben und mögliche Doppelungen stehen markiert in der Liste.
- Die zuständige Person prüft, korrigiert, wo nötig, und gibt frei oder stellt eine Rückfrage.
- Entscheidung, Kommentar und Zeitpunkt bleiben am Vorgang.
- Danach geht die Rechnung ans Steuerbüro. Liegt sie zu lange, erinnert der Hub daran.
Die Agenten bereiten vor, sie entscheiden nichts. Freigabe, Zahlung und die steuerliche Prüfung bleiben bei den Menschen im Büro und beim Steuerbüro.
Was sich geändert hat
Das Büro tippt nicht mehr ab, es prüft. Pro Rechnung bleiben ein, zwei Minuten für den Blick auf die vorgeschlagenen Felder und die Freigabe. Aus gut drei Stunden pro Woche ist weniger als eine geworden.
Die Fragen von früher beantwortet jetzt die Liste. Jede Rechnung hat einen Status, eine zuständige Person und eine Historie, und wer aus dem Urlaub kommt, sieht, was liegen geblieben ist.
Die Software fragt heute nach dem, was Hobeck wissen will: welche Baustelle, wer freigibt, was noch fehlt.
