Wie Hobeck die Rechnungsverarbeitung automatisiert

Ausgangslage

Rund 160 Rechnungen kommen jeden Monat bei Hobeck an. Bei fast jeder stellt sich eine Frage, für die die bisherige Software kein Feld hatte: Zu welcher Baustelle gehört die Rechnung?

Der Dachdeckerbetrieb aus Belgern besteht seit 1927 und blickt auf 5 Generationen Familientradition zurück. Die Rechnungen kommen für Material, Werkzeug und die Fahrzeuge, als Mail-Anhang oder als Upload. Das meiste davon gehört zu einer Baustelle, und genau diese Zuordnung braucht Hobeck, um zu sehen, was ein Dach am Ende gekostet hat.

Software, die nach den falschen Feldern fragte

Software für Rechnungen gab es schon. Nur fragten die Programme nach dem, was ihre Hersteller für wichtig hielten, und ließen sich kaum anpassen. Die Baustelle hatte kein eigenes Feld. Also wurde abgetippt, nachgeschlagen und weitergeleitet.

Jemand im Büro öffnete jede Rechnung, tippte Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit ab, suchte die Baustelle über Lieferschein oder Bestellung heraus und schickte die Rechnung zur Freigabe weiter. Kam keine Antwort, wurde nachgefragt. Was in kein Feld passte, landete in Notizen, Mails oder im Kopf.

So kamen pro Rechnung rund 5 Minuten zusammen, bei 160 Rechnungen über 13 Stunden im Monat, rund 3 Stunden pro Woche. Das Statistische Bundesamt beziffert die Arbeitskosten im Baugewerbe für 2025 auf 39,60 Euro je geleisteter Stunde. Damit kostete allein das Abtippen, Nachschlagen und Nachfragen rund 530 Euro im Monat.

Der Status lag nicht bei der Rechnung

Beleg, Status und Freigabe verteilten sich auf das Postfach, einzelne Gespräche und das Wissen einzelner Personen. Wer freigeben sollte, bekam die Rechnung per Mail und hatte sie zwischen Baustelle und Angebot nicht immer im Blick. Bis eine Rechnung freigegeben war, vergingen oft mehr als 7 Tage.

Das kostete Geld, das in keiner Stundenrechnung auftaucht. Viele Lieferanten geben 2 Prozent Skonto, wenn innerhalb von 10 bis 14 Tagen ab Rechnungsdatum gezahlt wird. Bis eine Rechnung angekommen, freigegeben und überwiesen war, war diese Frist oft vorbei. Eine mögliche Dublette fiel nur auf, wenn sich jemand an den früheren Vorgang erinnerte. Und war jemand im Urlaub, fehlte den anderen der Kontext.

Umsetzung

Rechnungsverarbeitung automatisieren, DATEV behalten

Hobeck brauchte kein neues Buchhaltungssystem und keine weitere Software mit fremden Feldern. Gesucht war ein verlässlicher Weg vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an DATEV, der nach dem fragt, was der Betrieb wissen muss.

Pharen hat dafür zuerst den bestehenden Ablauf mit Hobeck aufgenommen: den Weg einer Rechnung vom Postfach bis zur Überweisung, die Stellen, an denen Angaben fehlten, und die Stellen, an denen jemand entscheiden musste. Daraus entstanden 8 Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag und der Bestell- oder Kostenstellenbezug, bei Hobeck meist die Baustelle. Kommt später ein Feld dazu, wird es im Hub ergänzt, ohne auf das Update eines Herstellers zu warten.

Ab einem intern festgelegten Rechnungsbetrag geht der Vorgang zusätzlich an die Geschäftsführung. Der Schwellenwert bleibt vertraulich, die Regel selbst ist im Workflow sichtbar und prüfbar.

Ein Agenten-Team liest, Menschen geben frei

Die Arbeit im Workflow macht ein Agenten-Team. Es liest jede Rechnung aus, füllt die 8 Felder und schlägt die Baustelle vor, etwa anhand von Lieferadresse, Kommission oder Bestellnummer. Werte, die es nicht sicher erkennt, markiert es, statt sie zu raten.

Eine Rechnung durchläuft 5 Schritte

1. Eingang erfassen. Eine E-Mail oder ein Upload startet einen Vorgang mit eindeutiger Nummer. Abgetippt wird nichts mehr.
2. Daten vorbereiten. Das Agenten-Team liest die 8 Angaben aus und schlägt die Baustelle vor.
3. Angaben validieren. Pflichtfelder, mögliche Dubletten, Kostenstellen und unsichere Werte werden geprüft.
4. Freigabe einholen. Die zuständige Person sieht Beleg und Felder nebeneinander und gibt frei, meist in unter 30 Sekunden. Die Betragsregel entscheidet, ob die Geschäftsführung übernehmen muss. Bleibt eine Freigabe liegen, erinnert der Hub daran. Freigabe, Rückfrage, Kommentar und Zeitpunkt bleiben am Vorgang.
5. An DATEV übergeben. Erst nach der Freigabe gehen Beleg, Daten und Entscheidung an DATEV und damit ans Steuerbüro.

Datenerkennung allein hätte die offenen Freigaben nicht gelöst. Die KI-Prozessautomatisierung verbindet die ausgelesenen Angaben deshalb mit Regeln, Zuständigkeiten und einem sichtbaren nächsten Schritt.

4 Ausnahmen stoppen den Workflow

Der Workflow hält an, wenn Pflichtangaben fehlen, eine mögliche Dublette auftaucht, die Kostenstelle unklar ist oder die Erkennung einen Wert nicht sicher bestimmen kann. Nichts davon wird still ergänzt oder automatisch freigegeben.

Rund 4-mal im Monat hält der Workflow eine mögliche Dublette an, meist dieselbe Rechnung per Mail und als Upload oder noch einmal mit einer Zahlungserinnerung. Beide Vorgänge liegen dann nebeneinander, bevor jemand zahlt.

Die gemeinsame Liste zeigt offene Vorgänge, Rückfragen, anstehende Freigaben und bereits übergebene Rechnungen. So sieht das Team, wo Arbeit wartet und wem der nächste Schritt gehört, ohne den Zusammenhang zum Beleg zu verlieren.

Ergebnis

Rund 12 Stunden weniger Handarbeit im Monat

Das Büro tippt nicht mehr ab, es prüft. Pro Rechnung bleiben unter 30 Sekunden für den Blick auf die vorgeschlagenen Felder und die Freigabe, statt rund 5 Minuten. Aus über 13 Stunden im Monat ist gut 1 Stunde geworden, keine 20 Minuten pro Woche.

Hobeck spart damit rund 12 Stunden im Monat, fast 3 Stunden pro Woche. Mit den 39,60 Euro Arbeitskosten je Stunde im Baugewerbe sind das rund 475 Euro im Monat.

Freigabe in 1 bis 2 Tagen, rund 1.000 Euro Skonto im Monat

Die meisten Rechnungen sind heute nach 1 bis 2 Tagen freigegeben, früher lagen sie oft mehr als 7 Tage. Damit bleibt die Skontofrist erreichbar. Bei 2 Prozent auf rund 50.000 Euro Rechnungssumme im Monat, die jetzt rechtzeitig bezahlt werden kann, sind das rund 1.000 Euro im Monat.

Zusammen mit der gesparten Arbeitszeit sind das rund 1.500 Euro im Monat.

Finanzielle Entscheidungen bleiben bei Menschen

Der Workflow bucht und bezahlt keine Rechnung. Das Agenten-Team bereitet vor, unsichere Werte, Ausnahmen und Freigaben bleiben bei den verantwortlichen Personen, Zahlung und steuerliche Prüfung beim Büro und beim Steuerbüro. Im Pharen Hub liegen dafür Workflow, Rollen und Freigaben an einem gemeinsamen Vorgang.

Rund 160 Rechnungen im Monat, jeweils mit Baustelle und Status

Status und Freigabehistorie liegen jetzt am Vorgang. Wer aus dem Urlaub kommt, sieht in der Liste, was liegen geblieben ist, statt es aus Mails zu rekonstruieren. Die Materialkosten einer Baustelle stehen zusammen, sobald ihre Rechnungen freigegeben sind.

Die Zahl der Rechnungen ist gleich geblieben. Nur fragt die Software heute nach dem, was Hobeck wissen will: welche Baustelle, wer freigibt, was noch fehlt.