Wie BeeBee den Tagesabschluss automatisiert

Ausgangslage

Um 20 Uhr endet bei BeeBee in Ilmenau die Lieferzeit, an 7 Tagen in der Woche. Danach kamen früher noch rund 60 Minuten, die kein Gast sieht: der Tagesabschluss.

Rund 3.700 Bestellungen kommen im Monat zusammen, an einem normalen Tag rund 120: an der Kasse, im Onlineshop und über Lieferportale. Jede Bestellung war erfasst, aber in 3 Systemen, die nichts voneinander wussten. Erst wenn jemand Bestellungen, Umsatz, Stornos und Auszahlungen nebeneinanderlegte, war der Tag vollständig.

3 Systeme, 3 Formate

Die Kasse liefert den Verkauf vor Ort und die Stornos des Tages. Der Onlineshop listet die direkten Bestellungen mit Zahlungsart. Jedes Lieferportal führt eigene Bestelllisten und zahlt später aus, abzüglich Provision und oft für mehrere Tage gesammelt. Die Werte kamen nicht im gleichen Format und nicht mit den gleichen Bezeichnungen.

Vorher: rund 60 Minuten nach Geschäftsschluss

Jemand aus dem Team öffnete alle 3 Ansichten, übertrug die Tagessummen in eine Tabelle und prüfte, ob Bestellzahl, Umsatz und Auszahlung zusammenpassten. Stornos brauchten einen Grund. Fehlte er, ging die Suche zurück in die Schicht, oft erst am nächsten Tag, wenn sich niemand mehr genau erinnerte.

War eine Portalabrechnung niedriger als die zugehörigen Bestellungen, musste geklärt werden, ob eine Gebühr, eine zeitversetzte Zahlung oder ein Fehler dahinterstand. Nach einem vollen Tag blieb dafür oft keine Zeit. Am Monatsende legte dann jemand die Auszahlungen der Portale noch einmal gegen die Bestellungen, rund 8 Stunden Arbeit, und kleine Differenzen gingen trotzdem unter.

Rund 60 Minuten an rund 30 Abenden sind 30 Stunden im Monat. Mit dem Monatsabschluss kamen fast 40 zusammen, so viel wie 1 volle Arbeitswoche. Das Statistische Bundesamt beziffert die Arbeitskosten im Gastgewerbe für 2025 auf 27,40 Euro je geleisteter Stunde. Der Abgleich kostete BeeBee damit gut 1.000 Euro im Monat, für Abschreiben und Nachrechnen.

Umsetzung

Was wir im Pharen Hub gebaut haben

Wir haben den Tagesabschluss als einen Workflow aufgebaut. Er übernimmt die Tagesdaten aus Kasse, Onlineshop und Lieferportalen, bringt sie in dieselben Felder und schreibt Bestellungen, Umsatz und Stornos je Quelle in eine gemeinsame Übersicht.

Danach prüft der Workflow feste Regeln. Passt die Abrechnung eines Portals zu seinen Bestellungen? Gebühren, die das Portal ausweist, zählen dabei nicht als Abweichung. Hat jedes Storno einen Grund? Bleibt etwas offen, erscheint es als offener Punkt mit Quelle und Betrag. Ein Tag ohne Abweichung wird abgeschlossen, ohne dass das Team jede Summe noch einmal von Hand nachrechnet.

So läuft der Tagesabschluss heute

1. Nach Geschäftsschluss gehen die Tagessummen aus Kasse, Onlineshop und Lieferportalen in den Workflow.
2. Der Workflow ordnet die unterschiedlichen Felder einem gemeinsamen Schema zu.
3. Bestellungen, Umsatz und Stornos werden je Quelle addiert und als Tagessumme gespeichert.
4. Portalabrechnungen und Stornogründe laufen durch die festgelegten Prüfregeln.
5. Ohne Abweichung erhält der Tag den Status „Abgeschlossen“. Mit Abweichung bleibt nur der betroffene Punkt offen.
6. Das Team prüft den Beleg oder die Schichtnotiz, ergänzt den Grund und schließt den Punkt ab. Für einen unauffälligen Tag reicht ein Blick auf die Übersicht, mit 2 offenen Punkten sind es rund 5 Minuten.

Der Workflow verändert keine Auszahlung und bucht nichts in der Buchhaltung. Er bereitet den Abgleich vor und zeigt, wo eine Entscheidung nötig ist. Die Klärung bleibt bei BeeBee.

Ergebnis

Ein Tag, 2 offene Punkte

Die Tagesübersicht unten zeigt 7 Beispieltage mit anonymisierten Zahlen. Am 26. September waren es 75 Kassenbestellungen mit 2.520,00 Euro Umsatz, 30 Bestellungen im Onlineshop mit 945,00 Euro und 19 Portalbestellungen mit 655,00 Euro. Zusammen sind das 124 Bestellungen und 4.120,00 Euro.

Storniert wurden 3 Bestellungen. Für das Team blieben 2 Punkte: Eine Portalabrechnung lag 43,10 Euro unter der Bestellsumme, und bei 2 Kassenstornos fehlte der Grund. Für die 43,10 Euro schaut das Team in die Abrechnung des Portals, für die Stornos fragt es die Schicht, die an dem Abend an der Kasse stand. Alles andere war bereits abgeglichen.

Rund 35 Stunden weniger Abgleich im Monat

Heute dauert die Prüfung am Abend rund 5 statt 60 Minuten. Der Monatsabschluss braucht rund 1 statt 8 Stunden, weil die Tage schon geprüft vorliegen. Aus fast 40 Stunden im Monat sind rund 3,5 geworden, also rund 35 Stunden weniger. Mit den 27,40 Euro Arbeitskosten je Stunde im Gastgewerbe sind das rund 950 Euro im Monat.

Lücken in der Portalabrechnung fallen am selben Abend auf

Eine Lücke wie die 43,10 Euro am Beispieltag fällt heute am selben Abend auf, solange sie sich noch belegen und beim Portal reklamieren lässt. Bei rund 10 solchen Lücken im Monat sind das rund 430 Euro, die vorher in der Monatsabrechnung untergingen.

Zusammen mit der gesparten Arbeitszeit sind das rund 1.400 Euro im Monat.

Was sich geändert hat

Der Tagesabschluss beginnt nicht mehr mit 3 Ansichten und einer leeren Tabelle. Das Team öffnet die Tagesübersicht und sieht sofort, ob etwas zu klären ist. Fehlende Stornogründe klärt es am selben Abend, solange sich die Schicht noch erinnert. Für den Monatsabschluss liegen die Tage schon geprüft vor.

Von den 60 Minuten nach 20 Uhr sind 5 geblieben.