Bei BeeBee kommen an starken Tagen mehr als hundert Bestellungen zusammen: an der Kasse, im Onlineshop und über Lieferportale. Beim Tagesabschluss lagen die dazugehörigen Zahlen in drei getrennten Systemen.
Jede Bestellung war erfasst, aber eine gemeinsame Übersicht gab es nicht. Erst wenn jemand Bestellungen, Umsatz, Stornos und Auszahlungen nebeneinanderlegte, war der Tag vollständig.
Vorher: rund 30 Minuten nach Geschäftsschluss
Die Kasse zeigte den Verkauf vor Ort, der Shop die direkten Onlinebestellungen und jedes Lieferportal seine eigenen Bestellungen und Abrechnungen. Die Werte kamen nicht im gleichen Format und nicht mit den gleichen Bezeichnungen.
Jemand aus dem Team öffnete alle drei Ansichten, übertrug die Tagessummen und prüfte, ob Bestellzahl und Auszahlung zusammenpassten. Stornos brauchten einen Grund. Fehlte er, ging die Suche zurück in die Schicht. War eine Portalabrechnung niedriger als die zugehörigen Bestellungen, musste geklärt werden, ob eine Gebühr, eine zeitversetzte Zahlung oder ein Fehler dahinterstand.
Der Abgleich dauerte meist rund 30 Minuten. Gerade nach einem vollen Tag war das die falsche Zeit für drei Exporte und Kopfrechnen.
Was wir im Pharen Hub gebaut haben
Wir haben den Tagesabschluss als einen Workflow aufgebaut. Er übernimmt die Tagesdaten aus Kasse, Onlineshop und Lieferportalen, bringt sie in dieselben Felder und schreibt Bestellungen, Umsatz und Stornos in eine gemeinsame Übersicht.
Danach prüft der Workflow feste Regeln: Stimmen Bestell- und Abrechnungswerte überein? Hat jedes Storno einen Grund? Bleibt etwas offen, erscheint es als offener Punkt. Ein Tag ohne Abweichung wird abgeschlossen, ohne dass das Team jede Summe noch einmal von Hand nachrechnet.
So läuft der Tagesabschluss heute
- Nach Geschäftsschluss gehen die Tagessummen aus Kasse, Onlineshop und Lieferportalen in den Workflow.
- Der Workflow ordnet die unterschiedlichen Felder einem gemeinsamen Schema zu.
- Bestellungen, Umsatz und Stornos werden je Quelle addiert und als Tagessumme gespeichert.
- Abrechnungen und Stornogründe laufen durch die festgelegten Prüfregeln.
- Ohne Abweichung erhält der Tag den Status „Abgeschlossen“. Mit Abweichung bleibt nur der betroffene Punkt offen.
- Das Team prüft den Beleg oder die Schichtnotiz, ergänzt den Grund und schließt den Punkt ab.
Der Workflow verändert keine Auszahlung und bucht nichts in der Buchhaltung. Er bereitet den Abgleich vor und zeigt, wo eine Entscheidung nötig ist. Die Klärung bleibt bei BeeBee.
Ein Tag, zwei offene Punkte
Für die abgebildete Ansicht haben wir einen Betriebstag anonymisiert: 75 Kassenbestellungen mit 2.520,00 Euro Umsatz, 30 Bestellungen im Onlineshop mit 945,00 Euro und 19 Portalbestellungen mit 655,00 Euro. Zusammen sind das 124 Bestellungen und 4.120,00 Euro.
Drei Bestellungen wurden storniert. Zwei Punkte blieben für das Team: Eine Lieferportal-Abrechnung lag 43,10 Euro unter der Bestellsumme, und bei zwei Kassenstornos fehlte der Grund. Alles andere war bereits abgeglichen.
Was sich geändert hat
Der Tagesabschluss beginnt nicht mehr mit drei Ansichten und einer leeren Tabelle. Das Team öffnet die Tagesübersicht und sieht sofort, ob etwas zu klären ist. Summen übertragen, Quellen zusammenrechnen und unauffällige Tage nachprüfen fallen weg.
Heute dauert die Prüfung nur wenige Minuten. An den meisten Tagen bleiben null bis drei Ausnahmen offen. Die Zeit geht nicht mehr in Routinewerte, sondern in die zwei Fragen, die wirklich beantwortet werden müssen: Warum weicht eine Abrechnung ab, und was war der Grund für ein Storno?
Das Tagesgeschäft läuft im Restaurant. Das Backoffice läuft in Pharen.
