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Work Insight Report 2026
Wie fragmentierte Tool-Landschaften Produktivität, Fokus und Datenqualität beeinträchtigen
In den vergangenen Jahren haben Unternehmen zunehmend spezialisierte Software für Kommunikation, Projektarbeit, Dokumentation und Kundenmanagement eingeführt. Was ursprünglich helfen sollte, Arbeit einfacher und schneller zu machen, führt in vielen Organisationen heute zum Gegenteil: Statt Klarheit zu schaffen, kostet der ständige Wechsel zwischen Systemen Zeit, Konzentration und Energie.
Die Pharen Marktanalyse 2026 hat über 400 Fachkräfte befragt – überwiegend aus IT, Beratung, Marketing, Produktmanagement und digitalen Dienstleistungsbereichen. Die Ergebnisse zeigen deutlich: Fragmentierte Tool-Landschaften sind kein Randthema, sondern ein tägliches Problem, das die Arbeitsqualität messbar beeinträchtigt.
Tabelle 1: Anzahl der täglich genutzten Tools nach Branche
| Branche | 1–3 Tools | 4–6 Tools | 7–10 Tools | 10+ Tools |
|---|---|---|---|---|
| SaaS / Tech | 8% | 21% | 34% | 37% |
| Beratung | 5% | 18% | 38% | 39% |
| Agentur / Dienstleistung | 6% | 22% | 35% | 37% |
| E-Commerce | 12% | 28% | 32% | 28% |
| Industrie | 14% | 31% | 33% | 22% |
n = 400 Befragte
Kernbefunde der Erhebung
Zu viele Tools, zu wenig Übersicht
Die Mehrheit der Befragten arbeitet täglich mit 7 bis 10 oder mehr unterschiedlichen Anwendungen. Über 60% geben an, dass diese Vielzahl ihre Arbeit eher erschwert als erleichtert. Der Wechsel zwischen Systemen passiert bei vielen sehr häufig oder nahezu durchgehend – oft dutzende Male am Tag.
Besonders stark betroffen sind Teams aus SaaS-Unternehmen, Beratungen und Agenturen. Dort, wo Wissensarbeit den Kern der täglichen Arbeit bildet, wirkt sich Tool-Fragmentierung besonders deutlich aus.
Kontext, Absprachen und Entscheidungen gehen verloren
95% der Befragten berichten, dass beim Wechsel zwischen Tools regelmäßig Dinge verloren gehen, die man für saubere Zusammenarbeit braucht: Kontext, Absprachen, Entscheidungen und der aktuelle Stand.
Gemeint sind dabei nicht Kleinigkeiten, sondern oft genau das, was später fehlt, wenn es ernst wird:
- Status-Updates werden im Chat besprochen, tauchen aber nie im Projektkontext auf
- Kunden- und Projektstände passen nicht zusammen, weil CRM und Projekttool nicht sauber zusammenspielen
- Wissen verteilt sich auf mehrere Orte – und wenn man es braucht, findet man es nicht mehr
Die Folge sind Doppelarbeit, Missverständnisse und wachsende Unsicherheit darüber, was eigentlich gilt: Was wurde entschieden? Was ist der aktuelle Stand? Wer macht was – und warum?
Tabelle 2: Häufigkeit von Kontextverlust durch System-Wechsel
| Häufigkeit | Anteil | Bewertung |
|---|---|---|
| Sehr häufig | 31% | 🔴 Kritisch |
| Regelmäßig | 53% | 🟠 Erheblich |
| Selten | 12% | 🟢 Moderat |
| Nie | 4% | 🟢 Gering |
95% der Befragten verlieren regelmäßig oder häufig Kontext, Absprachen oder den aktuellen Stand durch Tool-Wechsel.
Spürbare Zeitverluste im Arbeitsalltag
Auch der zeitliche Aufwand ist erheblich. Rund ein Drittel der Teilnehmer verliert pro Woche 5 bis 10 Stunden allein durch ineffiziente Tool-Nutzung – das entspricht etwa einem vollen Arbeitstag. Weitere 20% geben sogar an, mehr als 10 Stunden pro Woche zu verlieren.
Diese Zeit fehlt für die eigentliche Arbeit und wird stattdessen aufgewendet für:
- das Suchen nach dem aktuellen Stand („Wo steht das gerade?“)
- das Zusammensuchen von Kontext („Was war nochmal die Entscheidung?“)
- manuelles Übertragen von Daten zwischen Systemen
- unnötige Abstimmungen, die technisch vermeidbar wären
- das mühsame Einarbeiten neuer Teammitglieder in komplexe Tool-Landschaften
Im Durchschnitt ergibt sich ein täglicher Zeitverlust von rund 47 Minuten – fast eine Stunde, die nicht produktiv genutzt werden kann.
Tabelle 3: Wöchentlicher Zeitverlust durch Tool-Ineffizienz
| Zeitverlust pro Woche | Anteil der Befragten |
|---|---|
| Weniger als 1 Stunde | 7% |
| 1–3 Stunden | 18% |
| 3–5 Stunden | 24% |
| 5–10 Stunden | 31% |
| Mehr als 10 Stunden | 20% |
Über 50% der Befragten verlieren wöchentlich mehr als 5 Stunden durch ineffiziente Tool-Nutzung.
Was die Zahlen bedeuten
Die Ergebnisse zeigen nicht nur ein Effizienzproblem, sondern ein grundlegendes Strukturproblem im Umgang mit digitalen Arbeitswerkzeugen.
Workarounds als Normalzustand
Auffällig ist, wie häufig Befragte von dauerhaften Workarounds berichten. Über die Hälfte gibt an, regelmäßig oder fast immer offizielle Tool-Prozesse zu umgehen – etwa über Chat-Nachrichten, Excel-Listen oder direkte Absprachen. Diese Umwege entstehen nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil die bestehenden Systeme den Arbeitsalltag nicht sauber abbilden.
Am häufigsten genannt wird die mangelnde Verzahnung mit bestehenden Arbeitsabläufen. Einzelne Tools funktionieren für sich genommen, greifen aber nicht sinnvoll ineinander. Die Folge ist ein permanentes Hin- und Her zwischen formalen Prozessen und improvisierten Lösungen.
KI-Tools allein reichen nicht aus
Die Umfrage zeigt außerdem: KI-Funktionen sind mittlerweile weit verbreitet, ihr tatsächlicher Nutzen bleibt jedoch oft hinter den Erwartungen zurück. Viele Befragte berichten, dass KI-Tools zwar Vorschläge machen oder Inhalte vorbereiten, die eigentliche Umsetzung aber weiterhin manuell passiert.
Besonders deutlich wird der Wunsch nach Automatisierungen, die nicht nur unterstützen, sondern konkret Aufgaben übernehmen und abschließen. Dieser Punkt wird häufiger genannt als bessere Suchfunktionen oder neue Oberflächen.
Was Unternehmen tun können
Aus den Ergebnissen lassen sich drei klare Handlungsfelder ableiten:
Erstens: Entscheidend ist nicht die Anzahl der eingesetzten Tools, sondern deren Zusammenspiel. Ein zentraler, verlässlicher Ort für Aufgaben, Absprachen, Entscheidungen und den aktuellen Stand – eine echte „Single Source of Truth“ – wird von den Befragten als besonders wichtig eingeschätzt.
Zweitens: Onboarding und Schulung werden häufig unterschätzt. In komplexen Tool-Landschaften brauchen neue Mitarbeitende oft Wochen, um arbeitsfähig zu werden. Klarere Strukturen und einheitliche Prozesse könnten hier sofort Entlastung schaffen.
Drittens: Unternehmen sollten auf echte Automatisierung setzen statt auf oberflächliche Zusatzfunktionen. Was Teams spürbar hilft, sind Systeme, die Routineaufgaben zuverlässig übernehmen – nicht solche, die lediglich Hinweise geben.
Fazit
Fragmentierte Tool-Landschaften kosten Unternehmen Produktivität, Qualität und Nerven. Die Daten der Pharen Marktanalyse 2026 machen das messbar: Der Großteil der Befragten berichtet, dass Absprachen, Entscheidungen, Kontext und der aktuelle Stand im Tool-Wechsel regelmäßig verloren gehen. Im Schnitt gehen fast 50 Minuten Arbeitszeit pro Tag drauf. Und viele Teams greifen dauerhaft auf Workarounds zurück, weil die offiziellen Systeme den Alltag nicht gut genug unterstützen.
Die gute Nachricht: Die Lösung liegt nicht in noch mehr Tools, sondern in besserer Verbindung. Unternehmen, die ihre bestehenden Systeme sinnvoll zusammenführen und Prozesse wirklich automatisieren, können einen großen Teil dieser Verluste vermeiden.
Die vollständigen Ergebnisse der Pharen Marktanalyse 2026 sind auf Anfrage verfügbar. Die Erhebung umfasst 400 Teilnehmende aus dem DACH-Raum und weiteren Märkten und wurde über einen Zeitraum von acht Wochen im Winter 2025/2026 durchgeführt.