Pharen

KI im Unternehmen einführen: in 6 Schritten zum ersten Workflow.

In 30 Minuten steht euer Testfall, nach 30 Tagen wisst ihr, ob es etwas bringt. Für Mittelstand, Handwerk und Dienstleister.

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Seite 7 des Arbeitsbuchs mit dem Arbeitsauftrag zu Schritt P
Titelseite des Arbeitsbuchs: Wie aus einer Aufgabe ein guter KI-Workflow wird

  • Sechs Schritte, jeder mit Arbeitsauftrag

    P, H, A, R, E, N. Für jeden Schritt eine Erklärung, ein Arbeitsauftrag, ein Beispiel und ein klares „Fertig, wenn“.

  • In 30 Minuten steht euer Testfall

    Ihr geht die Schritte einmal zügig durch. Am Ende steht genau ein Fall, mit dem ihr anfangt. Nicht zehn.

  • Regeln, bevor ihr baut

    Fünf Stufen von Manuell bis Delegation. Ihr legt fest, was die KI allein darf und wo ein Mensch freigibt.

  • Nach 30 Tagen eine klare Entscheidung

    Messvertrag mit Kennzahl, Qualitätsgrenze und Risikogrenze. Danach wisst ihr: ausbauen, verbessern oder stoppen.

Partner und Kunden, mit denen wir arbeiten

  • DigitalOcean
  • SpinLab
  • HHL Digital Space
  • Cybessure
  • Jagrati Abroad
  • Hobeck u. Söhne
  • KeenThemes
  • Omega One
  • Elev8 Labs
Die sechs Schritte

So wird euer Unternehmen Schritt für Schritt KI-nativ

Sechs Schritte, jeder mit einer Frage und einem Arbeitsauftrag. Die Reihenfolge ist Absicht: Erst die Aufgabe, dann die Regeln, dann das Tool.

  1. Verstehen

    Prozesse sichtbar machen

    Drei Aufgaben aufschreiben: Auslöser, Handlung, Ergebnis.

  2. Horizont 2031 beschreiben

    Wofür Kunden in fünf Jahren zahlen. Begründet, nicht geraten.

  3. Entscheiden

    Anwendungsfall auswählen

    Sechs Kriterien, ein Score. Genau ein Fall gewinnt.

  4. Rollen und Regeln festlegen

    Was die KI allein darf und wo ein Mensch freigibt.

  5. Umsetzen

    End-to-End-Workflow bauen

    Sieben Phasen von Auslöser bis Lernen. Erst Ablauf, dann Tool.

  6. Nutzen in 30 Tagen belegen

    Vier Wochen messen. Ausbauen, verbessern oder stoppen.

Fehler vermeiden

Häufige Fehler bei der KI-Einführung

Sechs Muster, die wir immer wieder sehen. Jedes kostet Monate, und jedes lässt sich mit einem der sechs Schritte vermeiden.

01

Tool zuerst, Prozess später

Lizenzen werden gekauft, dann wird ein Anwendungsfall gesucht. Nach sechs Monaten gibt es einen Chat, den drei Leute nutzen, und keinen Prozess, der anders läuft. Richtig herum beginnt es beim Fall, und die Lizenz ist die letzte Entscheidung.

02

Zehn Piloten, keine Entscheidung

Jede Abteilung probiert etwas aus, niemand misst. Am Ende weiß keiner, was funktioniert hat, und die Geschäftsführung zieht den Stecker. Ein Fall mit Messvertrag ist mehr wert als zehn ohne.

03

Keine Regeln für Daten und Freigaben

Kundendaten landen in einem öffentlichen Chat, weil es niemand entschieden hat. Bevor der erste Durchlauf startet, muss klar sein, welche Daten die KI sieht, wo sie verarbeitet werden und wer freigibt. Die Prüfpunkte dafür stehen unter Sicherheit.

04

Der Prozess war vorher schon kaputt

Unklare Zuständigkeiten, unzuverlässige Daten, Ausnahmen, die keiner kennt. KI macht so einen Prozess nicht besser, sondern schneller falsch. Solche Abläufe gehören erst geordnet, dann automatisiert.

05

Niemand ist verantwortlich

Die Einführung läuft als Nebenprojekt der IT, der Fachbereich hat keine Zeit. Pro Fall braucht es eine Person aus dem Fachbereich, die den Test betreut, und ein paar Stunden pro Woche, die dafür freigehalten werden.

06

Erfolg wird behauptet statt gemessen

„Spart Zeit“ ohne Ausgangslage ist keine Aussage. Wer vor dem Start nicht misst, kann nach 30 Tagen nichts belegen, weder intern noch gegenüber der Geschäftsführung.

Das bekommt ihr

PDF · 22 Seiten · zum Ausdrucken

Das Arbeitsbuch

Für jeden der sechs Schritte eine kurze Erklärung, ein Arbeitsauftrag mit vier Feldern, ein Beispiel und ein klares „Fertig, wenn“. Gemacht für den Tisch, nicht für den Bildschirm.

  • Sechs Arbeitsaufträge mit Beispiel
  • Die fünf Stufen von Manuell bis Delegation
  • Vier-Wochen-Plan mit Messvertrag

Excel · 9 Tabs · Standardformeln, keine Makros

Die Excel-Vorlage

Ein Tab pro Schritt plus Startseite, Toolstack und Hilfslisten. Ihr tragt eure Aufgaben ein, die Vorlage rechnet den Score und zeigt auf der Startseite, wo ihr steht und was als Nächstes dran ist.

  • Priorisierung mit Score von 0 bis 100
  • Startseite mit Fortschritt je Schritt
  • Dropdowns für Rollen, Stufen und Status
Kostenlos, PDF + Excel

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Zwei kurze Schritte, dann öffnet sich das PDF und ihr bekommt die Excel-Vorlage dazu.

  • Das Arbeitsbuch öffnet sich direkt nach dem Klick
  • Die Excel-Vorlage liegt gleich daneben
  • Kein Anruf, kein Angebot hinterher
Schritt 1 von 2
Wo steht ihr gerade mit KI?
Über mich

Johannes Kanthak

Ich habe Pharen in Leipzig gegründet und baue mit meinem Team Pharen Hub, einen AI Workspace, in dem KI-Agenten in echten Team-Workflows mitarbeiten, mit Kontext, Freigaben und klarer Verantwortung. Den Ablauf im Arbeitsbuch nennen wir PHAREN Framework, die sechs Buchstaben sind die sechs Schritte. Bei Einführungen für Kunden arbeiten wir selbst danach.

  • Pharen IT GmbH, Leipzig
  • Produkt, Automatisierung und Rollouts bei Kunden
  • Toolneutral. Funktioniert mit dem, was ihr schon habt.
Für wen

Für wen das Arbeitsbuch gemacht ist

Handwerk und Betrieb

Installateure, Elektriker, Bau, Facility. Viele Vorgänge am Tag und wenig Zeit, sich mit Tools zu beschäftigen.

Industrie und Produktion

Maschinenbau, Zulieferer, Fertigung. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, jeden Tag dieselben Schleifen.

Dienstleistung und Beratung

Steuerberater, Kanzleien, Makler, Agenturen. Immer wieder dieselbe Arbeit für verschiedene Mandanten.

Software und Online

SaaS, Shops, digitale Teams. Onboarding, Support und Vertrieb sollen schneller werden, ohne mehr Leute.

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Fragen

Was uns vorher oft gefragt wird

Die kurzen Antworten. Wenn eure Frage fehlt, schreibt uns einfach.

Frage stellen

Zur KI-Einführung

Wie lange dauert es, KI im Unternehmen einzuführen?

Für den ersten Fall: etwa 30 Minuten für die Auswahl (Schritte P bis A), ein bis zwei Wochen für Regeln und Bau (R und E) und 30 Tage Test im Betrieb (N). Nach rund sechs Wochen habt ihr eine belegte Entscheidung. Die Einführung insgesamt ist keine Phase mit Enddatum, sondern eine Schleife: Nach dem ersten Fall folgt der nächste.

Welche Prozesse eignen sich für den Anfang?

Wiederkehrende Prozesse, die jemand in drei Sätzen erklären kann, mit vorhandenen Daten und beherrschbarem Fehlerrisiko. Typisch: Eingangsrechnungen vorbereiten, Angebote nachfassen, Onboarding-Listen zusammenstellen, Erstantworten im Support entwerfen. Ungeeignet sind Prozesse, die heute niemand sauber beschreiben kann, und solche, bei denen die KI ohne Freigabe Geld bewegen oder Kunden kontaktieren würde.

Was kostet die Einführung von KI im Mittelstand?

Für den ersten Workflow meist wenig an Lizenzen: ein KI-Zugang und die Tools, die ihr ohnehin nutzt. Der größte Posten ist Arbeitszeit, vor allem die der Person, die den Testfall betreut. Rechnet mit ein paar Stunden pro Woche über sechs Wochen. Wer Bau und Messung nicht allein machen will, bekommt das im Automatisierungs-Sprint mit festem Umfang.

Brauchen wir eine KI-Strategie, bevor wir anfangen?

Nein. Schritt H (Horizont 2031) reicht als Richtung: eine Seite darüber, wofür Kunden in fünf Jahren noch zahlen. Eine belastbare Strategie entsteht aus belegten Fällen, nicht umgekehrt. Nach zwei oder drei durchgemessenen Workflows wisst ihr genug, um eine zu schreiben.

Was ist mit Datenschutz und DSGVO?

Das klärt ihr in Schritt R, bevor der erste Durchlauf startet: Welche Daten sieht die KI, wo werden sie verarbeitet, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, und welche Daten dürfen gar nicht hinein. Personal- und Kundendaten gehören nicht in Tools ohne Vertrag. Wenn Daten das Haus nicht verlassen sollen, ist ein self-hosted Betrieb eine Option. Die Prüfpunkte findet ihr unter Sicherheit und Datenschutz.

Was ist das PHAREN Framework?

Der Ablauf im Arbeitsbuch. Die sechs Buchstaben stehen für die sechs Schritte: Prozesse sichtbar machen, Horizont beschreiben, Anwendungsfall auswählen, Rollen und Regeln festlegen, End-to-End-Workflow bauen, Nutzen belegen. Es ist aus unseren eigenen Einführungen bei Kunden entstanden, toolneutral und in Arbeitsbuch und Excel-Vorlage so aufbereitet, dass ihr es ohne uns durchgehen könnt.

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Was kostet das?

Nichts. Ihr gebt Vorname und E-Mail an, dann öffnet sich das PDF und ihr bekommt die Excel-Vorlage direkt dazu. Es folgt kein Anruf und kein Angebot.

Wie lange dauert das?

Der schnelle Durchgang durch alle sechs Schritte dauert etwa 30 Minuten. Die Excel füllt ihr danach für den einen Fall aus, den ihr testen wollt. Der Test selbst läuft 30 Tage im normalen Betrieb mit.

Wir haben noch kein KI-Tool im Einsatz. Passt das trotzdem?

Ja, gerade dann. Das Arbeitsbuch fängt bei euren Aufgaben an, nicht beim Tool. Welches Tool ihr braucht, ist erst in Schritt E dran, und da braucht ihr meist weniger als gedacht.

Brauchen wir dafür Excel?

Die Vorlage ist eine normale .xlsx-Datei mit Standardformeln und Dropdowns, ohne Makros. Ihr könnt sie auch in Google Sheets, Numbers oder LibreOffice öffnen.

Brauchen wir Pharen Hub dafür?

Nein. Das Arbeitsbuch ist toolneutral und funktioniert mit dem, was ihr habt. Wenn ihr nach dem 30-Tage-Test mit uns über euren Fall sprechen wollt, geht das. Muss aber nicht.

Dürfen wir das im Team weitergeben?

Dafür ist es gemacht. Das Arbeitsbuch zum Ausdrucken für alle am Tisch, die Excel für die Person, die den Testfall betreut.

Was passiert mit unseren Daten?

Wir speichern Vorname, E-Mail und eure Antwort auf die eine Frage, damit wir die Anfrage zuordnen können. Newsletter nur, wenn ihr den Haken setzt. Abmelden geht mit einem Klick.