„Könnt ihr nur noch eine Sache ändern?“
Diese Frage kam in unseren Beratungsprojekten immer wieder. Das System war fertig, das Team arbeitete damit, und nun brauchte eine Führungskraft eine zusätzliche Freigabe. Oder ein Kunde hatte einen Sonderfall, den der bisherige Ablauf nicht kannte.
Der Wunsch war vernünftig. Die Arbeit hatte sich verändert. Also gingen wir noch einmal durch den Prozess, passten die Logik an und testeten die Änderung.
Der Kunde hatte uns bereits für die Lösung bezahlt. Jetzt bezahlte er uns wieder. Die Stunden waren echt. Trotzdem blieb ein ungutes Problem: Zu oft war unsere erneute Hilfe nötig, weil zu viel Wissen über das System bei uns geblieben war.
Eine kleine Änderung hatte eine lange Vorgeschichte
Bei einer zusätzlichen Freigabe reichte es nicht, einen Knopf einzubauen. Wir mussten wissen, an welcher Stelle die Entscheidung gebraucht wurde, wer sie treffen durfte und welche Informationen diese Person sehen sollte.
Dann kam der Fall nach dem Nein. Sollte die Aufgabe zurückgehen? Wer bekam eine Nachricht? Welche Ausnahme musste weiterhin funktionieren?
Wir kannten die Gründe für die bestehenden Regeln. Wir erinnerten uns, warum eine Integration ein seltsam benanntes Feld verwendete oder weshalb ein bestimmter Umweg nicht entfernt werden durfte. Für uns war das Teil der Lösung. Für das Kundenteam war es manchmal Wissen, das erst wieder bei uns abgefragt werden musste.
Die Software gehörte dem Kunden. Zu viel von ihrer Geschichte blieb bei den Menschen, die sie gebaut hatten.
Bei uns war der Zusammenhang ebenfalls verteilt
Auf unseren eigenen Bildschirmen sah es kaum besser aus. Die aktuelle Version lag in einem Dokument, die Entscheidung dazu im Chat. Eine Aufgabe stand im Projekttool, die letzte Kundennachricht im Postfach.
Vor der eigentlichen Arbeit stellten wir diese Verbindung wieder her. Wir suchten, kopierten und erklärten Dinge, die irgendjemand bereits erklärt hatte. In Gesprächen mit Kunden begegnete uns beim Teilen des Bildschirms dieselbe Arbeit.
Als Berater wurden wir gut darin. Wir verbanden die Werkzeuge und fragten nach, bis der Ablauf verständlich war. Aber mit jedem Projekt kamen dieselben Fragen zurück: Welche Information gilt? Wer übernimmt jetzt? Was wurde entschieden? Warum gibt es diese Ausnahme?
Verschiedene Unternehmen hatten unterschiedliche Prozesse. Der Aufwand, ihre Zusammenhänge wiederzufinden, ähnelte sich.
KI brauchte dieselbe Erklärung
Wir nutzten KI zum Lesen, Zusammenfassen und Vorbereiten von Texten. Unsere Kunden ebenfalls. Eine Antwort ließ sich schneller erzeugen, sobald die richtigen Informationen vorlagen.
Das Vorbereiten dieser Informationen blieb allerdings bei uns. Wir suchten das Dokument, ergänzten den Kundenkontext und erklärten die frühere Entscheidung. Nach der Antwort übertrug jemand das Ergebnis wieder in das richtige Werkzeug.
Damit hatten wir ein leistungsfähiges Hilfsmittel und weiterhin dieselbe Übergabe. Die KI konnte mit dem Material arbeiten. Sie machte die verstreute Vorgeschichte nicht von selbst zu einem verlässlichen Arbeitsstand.
Uns interessierte deshalb stärker, wie eine Aufgabe ihre Quellen und Entscheidungen behalten könnte. Wenn jemand übernimmt, sollte er den Zusammenhang sehen. Wenn eine KI vorbereitet, sollte ihre Arbeit dort landen, wo ein Mensch sie prüfen und weiterverwenden kann.
Was wir einmal gemeinsam bauen wollten
Die Idee für Pharen entstand 2025 aus den wiederkehrenden Fragen nach unseren Projekten. Aufgaben, Wissen, Daten, Gespräche und Abläufe lagen auseinander. Jede individuelle Lösung begann damit, Teile davon zusammenzubringen.
Anfang 2026 folgte die erste funktionierende Version von Pharen Hub. Im Traction Lab des HHL Digital Space mussten wir genauer entscheiden, welches Problem zuerst gelöst werden sollte. Ein gemeinsamer Arbeitsraum war als Idee zu breit. Er musste einem Team bei einer konkreten Arbeit helfen.
Die zusätzliche Freigabe aus unseren Beratungsprojekten ist dafür bis heute ein guter Maßstab. Kann das Team erkennen, an welcher Stelle sie gebraucht wird? Sind die betroffenen Informationen und Rollen verständlich? Bleibt später nachvollziehbar, weshalb die Regel geändert wurde?
Pharen Hub ist unser Versuch, diese Grundlage gemeinsam bereitzustellen. Damit wird nicht jede Anpassung einfach. Unternehmen haben unterschiedliche Regeln, und manche Änderungen brauchen weiterhin fachliche oder technische Unterstützung.
Was wir bei der nächsten Änderung anders machen wollen
Ein Kunde soll weiterhin sagen können: „Könnt ihr noch eine Sache ändern?“ Ein System muss sich mit der Arbeit verändern dürfen.
Unser Anspruch ist, dass die Änderung auf etwas aufbaut, das das Team selbst versteht. Die Entscheidung soll nicht nur im Gespräch mit uns fallen und anschließend in einer technischen Umsetzung verschwinden. Ihr Grund gehört zum Ablauf.
Wenn für die nächste Freigabe unsere Hilfe nötig ist, ist das in Ordnung. Danach sollte das Team mehr über seinen Prozess wissen als vorher. Genau das fehlte uns an einem Modell, in dem jede vernünftige Änderung wieder mit derselben Erklärung begann.
