Für wiederkehrende Prozesse.

Pharen Workflows

Workflows führen Anfragen, Prüfungen und Freigaben durch einen klaren Ablauf. Menschen und Agents sehen denselben Status und wissen, wer als Nächstes dran ist.

Einen Workflow besprechen

Cloud + Self-hostedBetriebsmodelle

Rollen + FreigabenAgent-Kontrolle

Workspace-KontextArbeitsgrundlage

Öffentliche RoadmapProduktentwicklung

Vom ersten Eingang bis zur Freigabe.

Workflows verteilen vorbereitende Arbeit zwischen Regeln, Agents und Menschen. Kritische Schritte bleiben gesperrt, bis die vorgesehene Person sie geprüft hat.

Ablauf abbilden

Legt Eingang, Status, Verantwortliche und Ergebnis so fest, wie der Vorgang in eurem Team wirklich läuft.

Arbeit verteilen

Gebt Vorbereitung und Routine an Agents ab und leitet Entscheidungen an die richtige Person weiter.

Ergebnis prüfen

Dokumentiert das Ergebnis, holt die notwendige Freigabe ein und startet danach automatisch den nächsten Schritt.

Sichtbarer Status für jeden Vorgang

Klare Verantwortung je Arbeitsschritt · Freigaben vor kritischen Aktionen

Routine läuft weiter. Entscheidungen warten.

Workflows verteilen vorbereitende Arbeit zwischen Regeln, Agents und Menschen. Kritische Schritte bleiben gesperrt, bis die vorgesehene Person sie geprüft hat.

Wenn ein Ablauf nur im Kopf funktioniert, funktioniert er nicht verlässlich.

Wiederkehrende Arbeit hängt an Erinnerungen, Postfächern und einzelnen Personen. Sobald etwas fehlt oder jemand nicht da ist, bleibt der Vorgang ohne sichtbaren Grund stehen.

Was Workflows koordinieren.

Workflows führen Anfragen, Prüfungen und Freigaben durch einen klaren Ablauf. Menschen und Agents sehen denselben Status und wissen, wer als Nächstes dran ist.

Statusbasierte Abläufe

Klare Verantwortlichkeiten

Agenten als Arbeitsschritte

Menschliche Kontrollpunkte

Fristen und Übergaben

Nachvollziehbarer Verlauf

Fragen und Antworten

Workflows

So sieht ein konkreter Ablauf aus

Urlaubsantrag mit Vertretung und Freigabe.

Ein Produktionsbetrieb mit 80 Mitarbeitenden in zwei Schichten bearbeitet Urlaubsanträge per Formular und Mail. Die Schichtleitung prüft Besetzung, HR prüft Resturlaub, und regelmäßig geht ein Antrag zwischen beiden verloren.

Eine Mitarbeiterin stellt den Antrag im Workspace: Zeitraum, Schicht, gewünschte Vertretung. Der Workflow legt einen Vorgang mit Status Eingegangen an.
Der erste Schritt prüft automatisch gegen die Liste Abwesenheiten: Sind in dieser Schicht bereits zwei Personen abwesend, wird der Antrag als Besetzungskonflikt markiert.
Die vorgeschlagene Vertretung bekommt eine Aufgabe und bestätigt oder lehnt ab. Ohne Bestätigung bleibt der Vorgang bei diesem Schritt stehen, sichtbar für alle Beteiligten.
Die Schichtleitung sieht Antrag, Besetzungsprüfung und Vertretungszusage nebeneinander und gibt frei oder stellt eine Rückfrage.
HR bekommt den freigegebenen Antrag mit dem Resturlaub aus der Liste und bestätigt abschließend. Beide Freigaben sind mit Person und Zeitpunkt dokumentiert.
Der Workflow trägt die Abwesenheit in die Liste und den Kalender ein und informiert die Antragstellerin. Bei Ablehnung geht der Vorgang mit Begründung zurück.

Jeder Antrag hat einen sichtbaren Status und eine zuständige Person. Niemand muss nachfragen, wo der Antrag gerade liegt, und die Besetzungsprüfung passiert, bevor eine Person entscheiden muss.

Ein Workflow ist die Klammer um Daten, Agents und Kommunikation. Diese Module sind in fast jedem Ablauf beteiligt.

Module in Pharen Hub

Agents Agents übernehmen einzelne Schritte im Ablauf, etwa Vorprüfung oder Zusammenfassung, mit Freigabe danach.
Lists Workflows lesen Datensätze als Grundlage und schreiben Status und Ergebnis zurück.
Mail & Calendar Eingänge kommen oft aus dem Postfach, Ergebnisse gehen als Termin oder Nachricht zurück.

Externe Systeme

Webhooks Ereignisse aus anderen Systemen können einen Workflow starten oder einen Schritt abschließen.
REST API Bestehende Anwendungen starten Workflow-Läufe mit validierten Eingaben und fragen den Status ab.
Microsoft Teams und Slack Freigaben und Statusmeldungen können dort ankommen, wo das Team ohnehin liest, je nach Setup.

Häufige Fragen

Brauchen wir Entwickler, um einen Workflow zu bauen?

Für die meisten Abläufe nicht. Schritte, Verantwortliche, Bedingungen und Freigaben werden im Workspace konfiguriert. Entwicklung kommt ins Spiel, wenn ein Schritt ein externes System über die API ansprechen soll, das noch nicht angebunden ist.

Was passiert, wenn eine Freigabe liegen bleibt?

Der Vorgang bleibt sichtbar bei diesem Schritt stehen, mit Person und Wartezeit. Ihr könnt Fristen und Erinnerungen festlegen und eine Vertretung eintragen. Was nicht passiert: Der Workflow überspringt die Freigabe, weil jemand im Urlaub ist.

Können wir einen laufenden Workflow ändern?

Ja. Änderungen an der Definition gelten für neue Läufe. Laufende Vorgänge werden nach der bisherigen Definition zu Ende geführt, damit ein halb fertiger Antrag nicht plötzlich andere Regeln bekommt. Der Verlauf zeigt, nach welcher Version ein Vorgang gelaufen ist.

Ehrlich gesagt

Wann ein Workflow allein nicht reicht

Ein Workflow bildet einen Ablauf ab, den ihr bereits kennt. Wenn der Prozess im Unternehmen selbst noch unklar ist, viele Ausnahmen hat oder ihr erst entscheiden müsst, welche Abläufe sich überhaupt für Automatisierung eignen, hilft ein Werkzeug allein nicht weiter. Unser Leitfaden zur KI-Workflow-Automatisierung zeigt, wie ihr Prozesse auswählt und vorbereitet.

Leitfaden KI-Workflow-Automatisierung