Für Kommunikation im Kontext.
Pharen Mail & Calendar
E-Mails, Termine, Aufgaben und Entscheidungen arbeiten in Pharen Hub zusammen. Der Zusammenhang bleibt sichtbar.
Vom Postfach zur erledigten Aufgabe.
E-Mail, Termin, Entscheidung und Aufgabe werden nicht zu vier getrennten Wahrheiten. Das Team sieht den Zusammenhang und kann jeden nächsten Schritt prüfen.
Postfach und Kalender verbinden
Bringt relevante Nachrichten und Termine in denselben Workspace, in dem das Team Projekte und Aufgaben steuert.
Vorbereiten und festhalten
Zieht vor dem Termin den richtigen Kontext hinzu und haltet danach Entscheidungen direkt am Projekt fest.
Zusagen in Arbeit verwandeln
Überführt nächste Schritte und Fristen mit klarer Verantwortung in Aufgaben, Lists oder Workflows.
Nachrichten beim passenden Projekt oder Vorgang
Entscheidungen und Zusagen im Verlauf · Sichtbare Verantwortung für Follow-ups
Kommunikation bleibt mit dem Vorgang verbunden.
E-Mail, Termin, Entscheidung und Aufgabe werden nicht zu vier getrennten Wahrheiten. Das Team sieht den Zusammenhang und kann jeden nächsten Schritt prüfen.
Das Postfach weiß viel. Der Prozess sieht nichts davon.
Anfragen, Zusagen und Termine landen in der Kommunikation. Aufgaben und Status liegen woanders. Das Team überträgt Informationen von Hand und verliert dabei Fristen, Entscheidungen oder Verantwortung.
Fragen und Antworten
So sieht ein konkreter Ablauf aus
Termin-Nachfass, der nicht im Postfach versandet.
Eine Steuerberatungskanzlei mit zwölf Mitarbeitenden führt wöchentlich Erstgespräche mit Interessenten. Nach dem Termin müssen Unterlagen angefordert, ein Angebot geschickt und ein Folgetermin gesetzt werden. Bisher hing das an der Erinnerung der Beraterin.
- Der Erstgespräch-Termin steht im verbundenen Kalender und ist mit dem Interessenten als Datensatz in Lists verknüpft.
- Vor dem Termin sammelt Mail & Calendar den bisherigen Mailverlauf, die Anfrage von der Website und offene Fragen an einem Ort.
- Nach dem Gespräch hält die Beraterin drei Zusagen direkt am Termin fest: Unterlagenliste senden, Angebot bis Freitag, Folgetermin in zwei Wochen.
- Aus jeder Zusage wird eine Aufgabe mit Verantwortung und Frist. Die Unterlagenliste geht als vorbereiteter Mailentwurf raus, den sie nur noch prüft.
- Antwortet der Interessent nicht innerhalb von fünf Tagen, erscheint der Nachfass als offene Aufgabe bei der Beraterin, mit dem gesamten Verlauf daneben.
- Der Folgetermin wird mit Bezug auf den ersten angelegt. Wer die Akte später öffnet, sieht Gespräch, Zusagen, Mails und Status in einer Reihenfolge.
Kein Interessent geht mehr verloren, weil eine Mail unter anderen Mails liegt. Die Beraterin arbeitet weiter in ihrem Postfach, aber jede Zusage hat jetzt einen Ort, eine Frist und eine verantwortliche Person.
Was dazugehört
Mail & Calendar verbindet Kommunikation mit Arbeit. Diese Module führen weiter, und diese Systeme liefern Nachrichten und Termine.
Module in Pharen Hub
- Workflows Wiederkehrende Nachfass-Ketten mit mehreren Stufen werden zum Workflow mit Status und Haltepunkten.
- Projects Mails und Termine hängen am Projekt, damit Entscheidungen aus Gesprächen auffindbar bleiben.
- Channels Was aus einer Kundenmail intern besprochen werden muss, landet im passenden Channel statt in Weiterleitungen.
Externe Systeme
- Outlook und Microsoft 365 Postfach und Kalender aus Microsoft 365 können je nach Setup verbunden werden.
- Gmail und Google Workspace Für Google-Umgebungen gilt derselbe Weg: Nachrichten und Termine im Workspace-Kontext.
- IMAP Andere Postfächer lassen sich über IMAP anbinden, wenn das im Setup vorgesehen ist.
Häufige Fragen
Müssen wir unser Postfach wechseln?
Nein. Pharen Hub verbindet bestehende Postfächer und Kalender, statt sie zu ersetzen. Ihr könnt weiter in Outlook oder Gmail arbeiten. Der Unterschied ist, dass relevante Nachrichten und Termine zusätzlich im Workspace neben Projekt, Aufgabe und Verantwortung stehen.
Sieht das ganze Team alle Mails?
Nein. Welche Postfächer verbunden sind und wer welche Nachrichten sieht, folgt den Rollen und Freigaben im Workspace. Persönliche Postfächer bleiben persönlich, geteilte Postfächer wie info@ oder rechnung@ lassen sich für ein Team freigeben.
Kann ein Agent Mails automatisch beantworten?
Ein Agent kann Antworten vorbereiten und Nachfässe entwerfen. Ob eine Mail ohne menschliche Prüfung rausgeht, entscheidet ihr pro Ablauf. In den meisten Setups bleibt der Versand ein Freigabeschritt, weil eine falsche Mail beim Kunden teurer ist als eine Minute Prüfung.
Wann Mail & Calendar nicht reicht
Mail & Calendar sorgt dafür, dass aus Kommunikation Aufgaben werden. Wenn ein Vorgang aber mehrere Prüfstufen, verschiedene Verantwortliche und feste Reihenfolgen hat, etwa eine Auftragsfreigabe mit Einkauf und Geschäftsführung, gehört er in einen Workflow. Dort sind Status, Haltepunkte und Übergaben ausdrücklich definiert.
Workflows ansehenDie KI-Plattform für Unternehmen, in 13 Modulen.
Vom Team-Chat bis zur Freigabe bleibt die Arbeit am selben Vorgang. Status und nächster Schritt sind jederzeit sichtbar.
Chat
Antworten aus euren Docs, Mails und Projekten, nicht aus dem Internet.
Workflows
Rechnungsprüfung oder Onboarding: jeder Schritt hat eine Freigabe.
Agents
Ein Agent recherchiert, ein Mensch gibt frei. Die Grenzen setzt ihr.
Projects
Bündelt Ziele, Aufgaben, Entscheidungen und Fortschritt.
Lists
Bestellungen, Geräte oder Bewerber als Tabelle, Board oder Kalender.
Verbindet Nachrichten direkt mit der zugehörigen Arbeit.
Kalender
Koordiniert Termine, Vorbereitung und Follow-ups.
Meetings
Haltet Entscheidungen und nächste Schritte direkt im Kontext fest.
Channels
Haltet Teamgespräche bei Projekten und Entscheidungen.
Studio
Baut Apps, Tools, Seiten und Prototypen im Workspace.
Docs
Erstellt Dokumente dort, wo Wissen und Entscheidungen liegen.
Integrationen
Verbindet bestehende Systeme und Daten mit Pharen.
API
Bindet Daten, Aktionen und Agent-Läufe in eigene Apps ein.
Aktuelles Modul: 1 / 13
Macht aus Nachrichten verlässliche nächste Schritte.
Zeigt uns einen Ablauf, der heute zwischen Postfach, Kalender und Aufgabenliste hängt. Wir bilden ihn gemeinsam im Workspace ab.