Integrationen
Verbindet Systeme, Daten und Aktionen, um eure Agents und Workflows gezielt zu erweitern.
Daten und Aktionen aus bestehenden Systemen kommen dort an, wo Teams und Agents sie brauchen. Ihr entscheidet, was nativ im Hub läuft, was über MCP angebunden wird und wo eine eigene Integration sinnvoll ist.
Im Workspace verbunden
Mail, Kalender und Pharen-Module arbeiten direkt mit Aufgaben, Listen, Projekten und Workflows.
Eigene Integration bauen
Für interne Systeme oder spezielle Prozesse entsteht eine klar begrenzte Verbindung über API oder Webhook.
Über MCP erweitern
MCP-Server stellen ausgewählte Tools und Aktionen kontrolliert für Agents oder Workflows bereit.
So sieht ein konkreter Ablauf aus
CRM und Mail anbinden, damit Anfragen als Vorgang laufen.
Ein Beratungsunternehmen mit 25 Mitarbeitenden hat Kontakte im CRM, Kommunikation in Microsoft 365 und Angebote als Dateien in SharePoint. Neue Anfragen sollen in Pharen Hub als Vorgang laufen, ohne dass jemand Daten abtippt.
- Im Setup wird zuerst der Datenweg geklärt: Welche Anfragen kommen woher, wer ist verantwortlich, welche Felder braucht der Vorgang. Erst danach wird verbunden.
- Das Postfach anfragen@ wird als geteiltes Postfach über Microsoft 365 verbunden und für das Vertriebsteam freigegeben. Persönliche Postfächer bleiben unberührt.
- Für das CRM wird nach technischer Prüfung entschieden, ob Kontakte über die REST API synchronisiert oder über einen MCP Server nur lesend abgefragt werden.
- Eine neue Anfrage-Mail erzeugt einen Datensatz in der Liste Anfragen. Ein Agent prüft, ob der Kontakt im CRM bereits bekannt ist, und ergänzt Firma und Ansprechperson.
- Die zuständige Person bekommt den Vorgang mit Mail, CRM-Kontext und der letzten Angebotsdatei aus SharePoint an einem Ort, statt in drei Fenstern zu suchen.
- Nach dem Erstgespräch wird der Status im Vorgang gesetzt. Der Workflow schreibt das Ergebnis ins CRM zurück, sofern das im Setup so vereinbart wurde.
Das Team pflegt keine Daten doppelt, und jede Anfrage hat einen sichtbaren Stand mit Verantwortung. Der Ablauf folgt dem Muster aus unserem Use Case zur Lead-Generierung.
Was dazugehört
Eine Integration ist nur so nützlich wie das Modul, das die Daten aufnimmt. Diese Module sind fast immer beteiligt, und diese Systeme sind die häufigsten Gegenstellen.
Module in Pharen Hub
- Mail & Calendar Verbundene Postfächer und Kalender sind der direkteste Weg, Kommunikation in den Workspace zu holen.
- Lists Synchronisierte Kontakte, Aufträge oder Assets landen als Datensätze mit Status und Verantwortung.
- Workflows Ereignisse aus angebundenen Systemen starten Workflow-Schritte, und Ergebnisse gehen zurück.
Externe Systeme
- Microsoft 365 und Google Workspace Postfach, Kalender und Dateiablagen wie SharePoint oder OneDrive, je nach Setup im Workspace verbunden.
- CRM und ERP Kontakte, Aufträge und Stammdaten, nach technischer Prüfung über API oder MCP angebunden.
- Slack und Microsoft Teams Statusmeldungen und Freigaben können dort ankommen, wo das Team heute schon liest.
Häufige Fragen
Worin unterscheiden sich Workspace-Integration, MCP und eigene Integration?
Im Workspace verbunden heißt: Das System, etwa ein Postfach, ist Teil des Arbeitskontexts und wird von den Modulen direkt genutzt. Über MCP erhält ein Agent begrenzten Zugriff auf Werkzeuge und Daten eines Systems. Eine eigene Integration über API und Webhooks braucht ihr, wenn Daten in beide Richtungen fließen und Workflows ausgelöst werden sollen.
Können wir mit einer Integration starten und später erweitern?
Ja, das ist der übliche Weg. Die meisten Teams beginnen mit dem Postfach oder einer Dateiablage, weil der Nutzen sofort sichtbar ist. CRM oder ERP folgen, wenn der erste Ablauf stabil läuft und klar ist, welche Felder wirklich gebraucht werden.
Was passiert, wenn ein verbundenes System ausfällt?
Der Workspace arbeitet mit dem letzten bekannten Stand weiter und markiert Datensätze, die nicht aktualisiert werden konnten. Workflows, die auf das System warten, bleiben am jeweiligen Schritt sichtbar stehen. Was nicht passiert: Ein Schritt wird übersprungen, weil die Gegenstelle nicht antwortet.
Wann eine vorhandene Integration nicht reicht
Die Verbindungen im Workspace decken Kommunikation, Dateiablagen und lesenden Zugriff ab. Wenn ein System aber spezifische Felder in beide Richtungen austauschen, Workflows auslösen und den Status zurückbekommen soll, braucht es einen definierten API-Vertrag. Wie dieser Datenweg aussieht und was vorher geklärt werden muss, beschreibt die API-Seite.
Pharen API ansehenVor dem Verbinden wird der Datenweg geklärt.
Die KI-Plattform für Unternehmen, in 13 Modulen.
Vom Team-Chat bis zur Freigabe bleibt die Arbeit am selben Vorgang. Status und nächster Schritt sind jederzeit sichtbar.
Chat
Antworten aus euren Docs, Mails und Projekten, nicht aus dem Internet.
Workflows
Rechnungsprüfung oder Onboarding: jeder Schritt hat eine Freigabe.
Agents
Ein Agent recherchiert, ein Mensch gibt frei. Die Grenzen setzt ihr.
Projects
Bündelt Ziele, Aufgaben, Entscheidungen und Fortschritt.
Lists
Bestellungen, Geräte oder Bewerber als Tabelle, Board oder Kalender.
Verbindet Nachrichten direkt mit der zugehörigen Arbeit.
Kalender
Koordiniert Termine, Vorbereitung und Follow-ups.
Meetings
Haltet Entscheidungen und nächste Schritte direkt im Kontext fest.
Channels
Haltet Teamgespräche bei Projekten und Entscheidungen.
Studio
Baut Apps, Tools, Seiten und Prototypen im Workspace.
Docs
Erstellt Dokumente dort, wo Wissen und Entscheidungen liegen.
Integrationen
Verbindet bestehende Systeme und Daten mit Pharen.
API
Bindet Daten, Aktionen und Agent-Läufe in eigene Apps ein.
Aktuelles Modul: 1 / 13
Bringt den Übergang mit, der heute manuell läuft.
Wir prüfen Quelle, Ziel, Rechte und Freigaben und wählen danach den kleinsten belastbaren Integrationspfad.