Asset-Management klingt größer, als es im Alltag ist. Meist geht es um einfache Fragen: Wer hat welches Gerät? Was liegt noch im Büro? Was muss beim Onboarding bereitstehen, und was muss beim Offboarding zurückkommen?
Die Antworten lagen an mehreren Stellen, ein Teil in Tabellen, ein Teil in Mails, ein Teil im Kopf einzelner Leute. Falsch war das Inventar selten. Aktuell genug, um sich darauf zu verlassen, war es aber auch selten.
Vorher: jede Übergabe hieß mehrere Listen prüfen
Geräte wurden ausgegeben, aber nicht immer gleich eingetragen. Zubehör lief extra, Zugänge und Lizenzen hatten eigene Listen. Fing jemand neu an oder verließ das Unternehmen, musste das Team mehrere Quellen durchsehen. Das kostete Zeit und machte Übergaben unsicher.
Was wir im Pharen Hub gebaut haben
Eine einfache Arbeitsstruktur, die sich im Alltag leicht pflegen lässt. Ein Laptop, ein Bildschirm, ein Zugang oder eine Lizenz werden gleich behandelt: Was ist es, wem ist es zugeordnet, wo liegt es und was passiert als Nächstes? Jedes Asset hat einen Status, eine zuständige Person und eine Historie.
- eine zentrale Liste für Geräte, Zubehör und Zugänge
- Status für verfügbar, vergeben, defekt oder zurückzugeben
- Übergaben mit zuständiger Person und Datum
- eigene Ansichten für Onboarding und Offboarding
- Hinweise, wenn Daten fehlen
- eine Auswertung für Bestand, offene Rückgaben und unklare Zuordnungen
So läuft eine Übergabe ab
- Das Team legt das Asset mit Typ, Seriennummer und Zustand an.
- Bei der Ausgabe werden zuständige Person, Datum und erwartete Rückgabe eingetragen.
- Zubehör, Zugänge und Lizenzen kommen an denselben Vorgang, statt in einer zweiten Liste zu verschwinden.
- Wechselt jemand die Rolle oder geht, entsteht eine offene Rückgabe mit Zuständigkeit.
- Nach der Rückgabe wird der Zustand geprüft. Das Asset ist dann wieder verfügbar, in Reparatur oder ausgemustert.
Die Historie bleibt am Datensatz. So lässt sich später nachvollziehen, wann sich eine Zuordnung geändert hat und welche Rückgabe noch offen ist.
Was sich geändert hat
Aus einzelnen Listen ist ein Überblick geworden, auf den sich das Team verlassen kann. Neue Mitarbeitende bekommen schneller, was sie brauchen. Beim Offboarding sieht man sofort, was noch offen ist, und ein defektes Gerät bleibt sichtbar, bis es ersetzt ist.
Zahlen von vorher und nachher gibt es für diesen Fall nicht. Prüfen lässt sich der Ablauf an Werten aus dem Alltag: Assets ohne zuständige Person, überfällige Rückgaben, Datensätze ohne Seriennummer oder Zustand, die Zeit für ein Onboarding und die Zeit bis zur vollständigen Rückgabe beim Offboarding. Der Nutzen hängt daran, dass Ausgaben und Rückgaben wirklich eingetragen werden. Fehlende Pflege macht der Hub sichtbar, ersetzen kann er sie nicht.
Wer welches Gerät hat, beantwortet jetzt die Liste und nicht mehr das Gedächtnis einzelner Leute.
