Leads waren nicht das Problem. Sie kamen nur von überall: über die Website, per E-Mail, als Empfehlung, über LinkedIn und aus persönlichen Gesprächen. Oft war unklar, was wirklich neu war, was schon beantwortet war und wer sich als Nächstes melden sollte.
Eine aggressive Sales-Maschine sollte daraus nicht werden. Das Team wollte gute Gespräche schneller erkennen und verlässlich nachfassen, ohne jede Anfrage sofort in ein überladenes CRM zu zwingen.
Vorher: jede Anfrage blieb, wo sie ankam
Ein LinkedIn-Chat blieb auf LinkedIn. Eine Empfehlung lag im Postfach. Ein Website-Formular wurde weitergeleitet. Das ging gut, solange wenige Leute alles im Kopf hatten.
Mit mehr Anfragen wurde es unübersichtlich. Manche Leads wurden doppelt angesprochen, andere zu spät. Und auf die Frage nach dem nächsten Schritt gab es oft keine einfache Antwort.
Was wir im Pharen Hub gebaut haben
Einen Eingang für alle neuen Kontakte, bewusst leicht gehalten. Jede Anfrage bekommt eine Quelle, eine kurze Einordnung und eine nächste Aktion. Vollständig bewertet muss am Anfang noch kein Kontakt sein. Zuerst braucht das Team den Überblick, welche Gespräche jetzt Aufmerksamkeit brauchen.
- ein Eingang für Formular, E-Mail und von Hand erfasste Kontakte
- eine einfache Einordnung nach Bedarf, Relevanz und Timing
- Routing an die passende Person
- Erinnerungen fürs Nachfassen und die Übergabe ans CRM
- eine Übersicht über neue, laufende und wartende Gespräche
- Notizen direkt am Lead statt verteilt in Chats
So läuft eine Anfrage heute
- Die Anfrage wird mit Quelle, Zeitpunkt und den vorhandenen Kontaktdaten erfasst.
- Vor einer neuen Ansprache wird geprüft, ob es den Kontakt schon gibt oder schon ein Gespräch läuft.
- Das Team ergänzt nur, was für die Einordnung und den nächsten Schritt nötig ist.
- Bedarf, Relevanz und Timing ergeben eine Empfehlung. Über die Person entscheidet das nicht automatisch.
- Eine zuständige Person übernimmt das Gespräch und setzt einen konkreten nächsten Schritt.
- Ist das Gespräch abgeschlossen, werden Status und Ergebnis festgehalten, damit keine Erinnerung weiterläuft.
Die Einordnung bleibt nachvollziehbar, und die zuständige Person kann sie korrigieren. Der Ablauf soll die Abstimmung verbessern, nicht Menschen undurchsichtig bewerten.
Was sich geändert hat
Aus losen Listen und einzelnen Nachrichten ist ein Ablauf geworden, den alle im Team nachvollziehen können. Jede Anfrage hat einen Ort, einen Status und einen nächsten Schritt, und es fällt früher auf, wo ein Follow-up fehlt.
Eine bestimmte Conversion-Rate verspricht das nicht. Ob aus einem Gespräch ein Auftrag wird, hängt an Angebot, Zielgruppe, Timing und am Gespräch selbst. Messen lässt sich, was der Ablauf beeinflusst: die Zeit bis zur ersten Antwort, Leads ohne zuständige Person, überfällige Follow-ups und doppelt angesprochene Kontakte.
Die Leads kommen weiter von überall. Sie landen jetzt nur an einem Ort.
