Pharen Hub ist eine self-hosted Notion-Alternative: ein AI Workspace, der Wissen, Aufgaben, Workflows und KI-Agenten in einem System verbindet und auf eurer eigenen Infrastruktur laufen kann. Notion ist eine Cloud-SaaS-Plattform ohne Self-Hosting-Option. Wer Datenhoheit, DSGVO-Anforderungen oder Kundenvorgaben ernst nehmen muss, stößt damit an eine Grenze, die sich nicht per Einstellung lösen lässt. Pharen Hub setzt genau dort an: Die Cloud-Pläne reichen von Free über 25 € und 79 € bis 199 € pro Workspace und Monat, eine Self-Hosted-Lizenz gibt es ab 20 €. Das Produkt folgt einem Open-Fair-Code-Modell: self-hostbar, mit einem Lizenzmodell, das die Weiterentwicklung trägt. Hinter dem Produkt steht ein deutsches Unternehmen aus Leipzig.
Dieser Guide zeigt, wann der Wechsel sinnvoll ist, was Self-Hosting konkret bedeutet und wann Notion trotzdem die richtige Wahl bleibt.
Warum suchen Teams eine Notion-Alternative?
Notion ist ein starkes Werkzeug. Wikis, flexible Seiten, Datenbanken und Templates lassen sich schnell aufbauen. Trotzdem suchen Teams irgendwann nach einer Alternative. Meist aus drei Gründen.
Erstens: Datenhoheit. Notion läuft ausschließlich als Cloud-SaaS. Es gibt keine Option, die Software auf eigenen Servern zu betreiben. Für Teams mit strengen Compliance-Vorgaben, sensiblen Kundendaten oder klaren IT-Richtlinien ist das ein Ausschlusskriterium, egal wie gut das Produkt ist.
Zweitens: Ausführung. In Notion wird Arbeit beschrieben. Ausgeführt wird sie woanders: Aufgaben in einem Tasktool, Kommunikation in Slack, Automationen in externen Diensten. Je mehr Prozesse dazukommen, desto mehr zerfasert der Kontext.
Drittens: KI mit Verantwortung. KI-Funktionen helfen in Notion beim Schreiben, Zusammenfassen und Suchen und laufen als Add-on zum eigentlichen Produkt. Sobald Agenten aber echte Arbeitsschritte vorbereiten sollen, braucht es Rollen, Freigaben und Nachvollziehbarkeit. Das ist eine andere Produktkategorie.
Was heißt self-hosted konkret?
Self-hosted heißt: Ihr betreibt Pharen Hub in einer Umgebung, die ihr kontrolliert. Auf eigenen Servern, im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hoster eurer Wahl. Die Daten liegen dort, wo ihr sie hinlegt. Kein Anbieter entscheidet für euch, wo Dokumente, Kundendaten und Workflow-Historie gespeichert werden.
Das hat praktische Folgen. Eure IT kann Backups, Zugriffe und Netzwerkgrenzen nach den eigenen Standards regeln. Auftragsverarbeitung wird einfacher zu bewerten, weil weniger externe Parteien beteiligt sind. Und wenn ein Kunde fragt, wo seine Daten liegen, gibt es eine klare Antwort.
Self-Hosting ist kein Zwang. Wer den Betrieb nicht selbst übernehmen will, nutzt die Managed Cloud von Pharen. Wichtig ist die Wahlfreiheit: Ihr könnt klein in der Cloud starten und später in die eigene Umgebung wechseln, ohne das Werkzeug zu wechseln.
Notion und Pharen Hub im Vergleich
| Kriterium | Notion | Pharen Hub |
|---|---|---|
| Hosting & Datenhoheit | Cloud-SaaS, kein Self-Hosting möglich. | Managed Cloud oder self-hosted auf eigener Infrastruktur. |
| KI-Agenten | KI als Add-on, hilft bei Inhalten, Schreiben und Suche. | Agenten arbeiten mit Aufgaben, Daten und Workflows, nach expliziter Freigabe. |
| Workflows | Über Datenbanken, Buttons und externe Integrationen abgebildet. | Teil des Arbeitskontexts, mit Rollen, Status und Nachvollziehbarkeit. |
| Preismodell | SaaS-Abo pro Nutzer, KI-Funktionen als Zusatz. | Free-Plan, dann 25 €, 79 € und 199 € pro Workspace und Monat; Self-Hosted-Lizenz ab 20 €. |
| Quellcode | Proprietär, nicht einsehbar. | Open fair-code, self-hostbar mit transparentem Lizenzmodell. |
Die Preisspalte vergleicht bewusst Modelle, nicht Centbeträge. Bei Notion hängt der Endpreis von Plan, Nutzerzahl und Add-ons ab. Bei Pharen Hub zahlt ihr pro Workspace, nicht pro Kopf.
DSGVO und Datenhoheit: was der Unterschied praktisch bedeutet
DSGVO-Konformität ist keine Eigenschaft, die ein Tool mitbringt. Sie entsteht aus dem Zusammenspiel von Software, Betrieb und euren eigenen Prozessen. Aber die Architektur entscheidet, wie schwer oder leicht ihr es habt.
Mit einer Self-Hosted-Installation liegen die Workspace-Daten auf Infrastruktur, die ihr selbst kontrolliert. Ihr bestimmt Speicherort, Zugriffe, Löschkonzepte und Backup-Strategie. Ob weitere Anbieter Daten verarbeiten, hängt von den gewählten KI-Modellen und Integrationen ab. Das macht Datenschutz-Folgenabschätzungen und Kundenaudits transparenter, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Setups.
Dazu kommt der organisatorische Rahmen: Pharen ist ein deutsches Unternehmen aus Leipzig. Vertrag, Support und Datenschutzfragen laufen mit einem Anbieter, der selbst unter der DSGVO arbeitet, in eurer Sprache und eurer Zeitzone.
Ehrlich bleibt: Auch Self-Hosting nimmt euch die eigene Verantwortung nicht ab. Rollenkonzepte, Aufbewahrungsfristen und Auftragsverarbeitung mit euren eigenen Dienstleistern müsst ihr weiterhin selbst regeln. Der Unterschied ist, dass ihr sie regeln könnt, statt auf die Zusagen eines SaaS-Anbieters angewiesen zu sein.
Wann reicht Notion?
Fairerweise: oft. Notion bleibt eine sehr gute Wahl, wenn ihr vor allem ein flexibles Wiki, Dokumentation und leichte Datenbanken braucht. Wenn eure Prozesse noch keine verbindlichen Freigaben brauchen. Wenn KI primär beim Schreiben und Finden helfen soll. Und wenn Cloud-SaaS für eure Daten unproblematisch ist, weil keine strengen Vorgaben existieren.
In diesen Fällen würde ein Wechsel Aufwand erzeugen, ohne ein echtes Problem zu lösen. Eine Alternative braucht ihr erst, wenn eine der Grenzen konkret wehtut: Datenhoheit, Ausführung oder Agenten mit Verantwortung.
Häufige Fragen
Ist Pharen Hub ein direkter Notion-Ersatz?
Für Wissen, Seiten und Listen: ja. Der Anspruch ist aber breiter. Pharen Hub ist ein AI Workspace, der Wissen mit Aufgaben, Workflows und Agenten verbindet. Wer nur ein Wiki sucht, bekommt mehr, als er braucht.
Was kostet der Einstieg?
Der Cloud-Einstieg ist kostenlos. Danach folgen Pläne für 25 €, 79 € und 199 € pro Workspace und Monat. Die Self-Hosted-Lizenz beginnt bei 20 €. Details stehen auf der Preisseite.
Können wir von der Cloud auf Self-Hosting wechseln?
Ja. Beide Betriebsarten nutzen dasselbe Produkt. Ihr könnt in der Managed Cloud starten und später auf eigene Infrastruktur umziehen, wenn Datenhoheit wichtiger wird.
Ist open fair-code dasselbe wie Open Source?
Nein. Pharen Hub folgt einem Fair-Code-Modell: self-hostbar, die kommerzielle Nutzung ist lizenziert. Für Teams bedeutet das: Transparenz beim Code, ein tragfähiges Geschäftsmodell beim Anbieter. Mehr dazu im Guide zu open fair-code.
Weiter im Cluster
- Pharen vs. Notion: der ausführliche Funktionsvergleich
- AI Workspace, wenn Kontrolle über Daten und Betrieb wichtig ist
- Open Fair-Code AI Workspace: Transparenz ohne Lizenz-Nebel
Nächster Schritt
Wenn ihr prüfen wollt, ob Pharen Hub als Notion-Alternative zu eurem Setup passt, schaut auf die Preise und Pläne oder sprecht mit uns über eure Anforderungen.