Der Betrag ist eingetragen. Der Lieferant ist zugeordnet. Dann passiert nichts mehr, weil niemand weiß, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Nehmen wir diese Rechnung als Beispiel. Schnellere Erfassung würde an ihrem Weg kaum etwas ändern. Sie wartet zwischen der Person, die das Dokument prüft, und der Person, die die Leistung bestätigen kann. Um diese Wartezeit zu verstehen, verfolgen wir die Rechnung nach dem Auslesen weiter.
Die Rückfrage braucht einen Rückweg
Die prüfende Person fragt, ob die Leistung angekommen ist. Geht die Antwort nur in ihrem privaten Postfach ein, trennen sich Rechnung und Erklärung. Eine Vertretung muss morgen wieder suchen.
Haltet die Frage bei der Rechnung fest und macht die Antwort dort sichtbar. „Wartet auf Leistungsbestätigung“ erklärt mehr als „in Bearbeitung“. Dazu gehört, wer gefragt wurde und wie es weitergeht, falls diese Person nicht antworten kann.
Dafür braucht es kein Sprachmodell. Ihr gebt der Arbeit einen Weg, bevor ihr einzelne Schritte beschleunigt.
Jetzt lohnt sich die schnellere Vorbereitung
Bei einem unstrukturierten Dokument kann KI helfen, Lieferant, Daten und Beträge für die Prüfung auszulesen. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich möglicherweise besser direkt importieren. Das Format entscheidet über den passenden Weg.
Ein übernommener Wert muss leicht mit dem Original vergleichbar bleiben. Ist der Betrag unklar, braucht die prüfende Person die betreffende Stelle im Dokument, keine gut klingende Zusammenfassung.
Dasselbe gilt für fehlende Angaben. Ein leeres Projektfeld ist eine offene Frage. Es aus einer ähnlichen Rechnung zu füllen, kann die Unsicherheit verstecken. Der Artikel zur Prozessautomatisierung verfolgt diesen Fall genauer.
Unterscheidet Vorbereitung und Wartezeit
Erfasst, wie lange die Bearbeitung dauert und wie lange die Rechnung liegt. Korrekturen zählen mit. Wird die Erfassung schneller, die Freigabe aber nicht, kennt ihr den nächsten Ansatzpunkt.
Ein schneller erster Schritt belegt noch keinen schnelleren Gesamtprozess. Die prüfende Person sollte auch nicht unter Zeitdruck geraten, nur weil die Automatisierung das Dokument bereits als vollständig markiert hat.
Lasst eine Vertretung übernehmen
Nutzt im Pilotbetrieb eine vollständige Rechnung und eine, die auf Leistungsbestätigung wartet. Lasst eine zweite Person den offenen Fall bearbeiten. Findet sie die Frage, erkennt sie eine eingegangene Antwort und kann sie weitermachen?
Was könnt ihr mit Pharen Hub bei Rechnungen automatisieren?
Mit Pharen Hub könnt ihr Eingangsrechnungen in Lists ordnen und mit Workflows durch Prüfung und Freigabe führen. Am Rechnungseintrag stehen Lieferant, Betrag, Fälligkeit, zuständige Person und aktueller Status. Agentenschritte können Angaben zur Prüfung vorbereiten. Kommentare und Entscheidungsverlauf machen die Bearbeitung nachvollziehbar.
Für die offene Leistungsbestätigung in diesem Beispiel würden wir einen Wartezustand vor der Freigabe einrichten. Die Bestätigung kommt zur Rechnung zurück, damit eine Vertretung mit denselben Informationen weiterarbeiten kann. Unser Rechnungsablauf beschreibt Prüfungen auf fehlende Angaben, Erinnerungen und die Übergabe an die Buchhaltung. Die Einrichtung richtet sich nach eurem Eingang, euren Freigaberegeln und der Buchhaltungsanbindung.
Zeigt uns eine Rechnung, die auf Bestätigung wartet. Daran können wir die Prüfschritte mit eurem Team festlegen.
