Kurz gesagt
Eingangsrechnungen lassen sich mit KI in sechs Schritten automatisieren: Eingang an einem Ort, Erkennung von Lieferant, Betrag und Fälligkeit, Prüfung auf fehlende Angaben und Dubletten, Freigabe durch die zuständige Person, Dokumentation der Entscheidung und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerbüro. Die KI bereitet vor. Steuerliche Prüfung, Zahlungsfreigabe und Buchung bleiben bei Menschen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Pharen IT aus Naunhof bei Leipzig hat einen solchen Rechnungsprozess in Pharen Hub dokumentiert, mit fünf Kennzahlen und ohne pauschales Sparversprechen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, schreibt das Bundesfinanzministerium. Genau dort beginnt in vielen Betrieben das Problem: Die Rechnung ist angekommen, aber niemand weiß, wer sie prüft, ob sie schon im System ist und warum sie seit Tagen wartet.
Dieser Beitrag zeigt, wie kleine und mittlere Unternehmen Eingangsrechnungen mit KI automatisieren, welche Schritte die KI übernimmt und welche nicht. Grundlage ist unser öffentlich dokumentierter Eingangsrechnungsprozess. Wir sind selbst Anbieter. Pharen IT ist eine GmbH mit Sitz in Naunhof bei Leipzig (Amtsgericht Leipzig, HRB 44633).
Was bedeutet es, Eingangsrechnungen mit KI zu automatisieren?
Eingangsrechnungen mit KI zu automatisieren heißt, Eingang, Erkennung, Vorprüfung und Weitergabe einer Rechnung in einen festen Ablauf zu legen, in dem die KI Daten vorbereitet und ein Mensch entscheidet. Es heißt nicht, dass eine Software Rechnungen bezahlt oder bucht.
In unserem dokumentierten Fall kamen Rechnungen über vier Wege: als E-Mail-Anhang, als Upload, als weitergeleitete Nachricht und manchmal erst nach Nachfrage. Der Vorgang war nie an einem Ort. Vier Fragen kamen immer wieder.
- Ist diese Rechnung schon im System?
- Wer muss sie freigeben?
- Fehlt noch eine Kostenstelle oder Bestellung?
- Wurde die Frage an den Lieferanten schon gestellt?
Keine dieser Fragen ist eine KI-Frage. Es sind Fragen nach Ort, Status und Zuständigkeit. Deshalb beginnt das Projekt mit dem Ablauf und nicht mit dem Modell.
Welche Schritte übernimmt die KI und welche bleiben beim Menschen?
Die KI übernimmt das Lesen und Vorsortieren, der Mensch übernimmt jede Entscheidung. Die Tabelle zeigt die sechs Schritte des dokumentierten Ablaufs.
| Schritt | Was passiert | Wer handelt |
|---|---|---|
| 1. Eingang | Die Rechnung kommt über den definierten Eingang für Mail und Upload an und erhält eine eindeutige Vorgangsnummer. | Automatik |
| 2. Erkennung | Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit werden vorbereitet und als prüfbedürftig markiert. | KI |
| 3. Vorprüfung | Pflichtangaben, mögliche Dubletten und fehlende Zuordnungen werden sichtbar gemacht. | KI und Regeln |
| 4. Freigabe | Die zuständige Person prüft den Vorgang und gibt ihn frei oder stellt eine Rückfrage. | Mensch |
| 5. Dokumentation | Entscheidung, Kommentar und Zeitpunkt bleiben am Vorgang. | Automatik |
| 6. Übergabe | Erst danach geht der Vorgang an Buchhaltung oder Steuerbüro, mit allen relevanten Informationen. | Automatik nach Freigabe |
Ein Satz aus dem Fall gehört über jeden Rechnungsprozess mit KI: Automatische Erkennung ist Vorarbeit, keine Buchungs- oder Zahlungsentscheidung. Unklare Angaben bleiben sichtbar und müssen von einer verantwortlichen Person bestätigt werden. Steuerliche Prüfung, Zahlungsfreigabe und Buchung bleiben bei den Menschen und Systemen, die dafür verantwortlich sind.
Dazu kommt eine Erinnerung, wenn eine Rechnung zu lange wartet. Sie ist unscheinbar und im Alltag oft der nützlichste Teil.
Wie sieht der Ablauf im Alltag aus?
Im Alltag arbeitet das Team auf einer Liste mit fünf Zuständen: offen, in Prüfung, wartet auf Freigabe, freigegeben, übergeben. Niemand sucht mehr in Postfächern.
Morgens reicht ein Blick auf die offenen Vorgänge. Rückfragen bleiben an der Rechnung und nicht in einem separaten Thread. Ist jemand im Urlaub, sieht die Vertretung den Stand und den bisherigen Verlauf. Und wenn später jemand wissen will, warum eine Rechnung gewartet hat, liegt die Antwort am Vorgang und nicht in drei Postfächern.
Der Prozess nimmt niemandem die Entscheidung ab. Er zeigt, wo eine Rechnung steht und wer als Nächstes dran ist.
Was ändert die E-Rechnungspflicht am Rechnungseingang?
Die E-Rechnungspflicht macht den Empfang strukturierter Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 zur Pflicht und das Ausstellen schrittweise bis 2028. Die Angaben stammen aus den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums.
- Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können.
- Ausstellen bis Ende 2026. Alle Rechnungsaussteller dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen.
- Ausstellen 2027. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, stellt E-Rechnungen aus. Bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027.
- Ab 2028. Die Pflicht gilt für alle.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Für den Eingang heißt das: In den nächsten Jahren kommen strukturierte Dateien, PDFs und gelegentlich Papier nebeneinander an. Ein strukturiertes Format erleichtert das Auslesen. Die Fragen nach Dublette, Zuständigkeit und Freigabe beantwortet es nicht. Wer den Ablauf jetzt ordnet, muss ihn 2027 nicht unter Zeitdruck bauen. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung, die verbindliche Auskunft gibt euer Steuerbüro.
Woran messt ihr, ob sich die Automatisierung lohnt?
Ihr messt es an fünf Kennzahlen, die direkt aus dem Prozess entstehen.
- Zeit vom Eingang bis zur ersten Prüfung
- Zeit bis zur Freigabe
- Anzahl überfälliger offener Rechnungen
- Anteil der Vorgänge mit fehlenden Pflichtangaben
- manuelle Korrekturen nach automatischer Erkennung
Unser dokumentierter Fall nennt bewusst keine pauschale Zeit- oder Fehlerersparnis. Belegbare Werte entstehen erst mit einer definierten Ausgangslage und einem ausreichend langen Vergleichszeitraum. Wer euch vor dem ersten Messwert eine Prozentzahl verspricht, hat sie nicht aus eurem Betrieb.
Die fünfte Kennzahl ist die ehrlichste. Sie zeigt, wie oft Menschen die Erkennung korrigieren mussten, und damit, ob die KI wirklich Arbeit abnimmt.
Wie startet ein kleines Unternehmen?
Ein kleines Unternehmen startet mit einem Eingang, einer Liste und einer Freigaberegel und lässt alles andere zunächst weg. Im Automatisierungs-Sprint dauert das vier Wochen: Prozesskarte, Aufbau, Pilotbetrieb und Auswertung. Das Fachteam braucht dafür etwa zwei bis vier Stunden pro Woche.
Der Ablauf läuft danach in Pharen Hub, einem Open Fair-Code AI Workspace, in der Managed Cloud oder auf eigener Infrastruktur. Wie der Rechnungseingang neben anderen Projekten einer Agentur aussieht, steht im Beitrag zur KI-Agentur in Leipzig. Die Methode dahinter beschreibt die Seite zur KI-Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Kann KI Rechnungen automatisch buchen oder bezahlen?
In unserem Ablauf nicht, und das ist Absicht. Die KI erkennt Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit und markiert die Werte als prüfbedürftig. Steuerliche Prüfung, Zahlungsfreigabe und Buchungsentscheidung bleiben bei den verantwortlichen Menschen und Systemen.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt als sonstige Rechnung.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Ersetzt der Ablauf die Buchhaltungssoftware oder das Steuerbüro?
Nein. Das Ziel war ausdrücklich kein großes Finance-System. Der Ablauf endet mit der Übergabe an Buchhaltung oder Steuerbüro, mit allen relevanten Informationen und einer nachvollziehbaren Freigabe.
Wie viel Zeit spart die Automatisierung?
Das hängt von eurer Ausgangslage ab, und wir nennen dazu keine pauschale Zahl. Messt vor dem Start die fünf Kennzahlen und vergleicht sie nach einem ausreichend langen Zeitraum.
Wie erkennt der Ablauf doppelte Rechnungen?
Mögliche Dubletten werden in der Vorprüfung sichtbar gemacht, zusammen mit fehlenden Pflichtangaben und fehlenden Zuordnungen. Ob es wirklich eine Dublette ist, bestätigt die zuständige Person.
Die Rechnung, die seit Tagen wartet, gibt es nach dem Projekt immer noch. Der Unterschied ist, dass sie auf der Liste steht, mit Namen, Status und Erinnerung. Wenn ihr euren Rechnungseingang so ordnen wollt, sprecht mit uns.
