Bringt die Rechnung mit, für deren Freigabe drei E-Mails nötig waren. Sie erzählt einer KI-Agentur mehr über eure Arbeit als eine Folie mit „Unsere KI-Vision“.
Vielleicht ließ sich der Betrag schlecht lesen. Vielleicht war er von Anfang an klar, und drei E-Mails waren nötig, um die bestellende Person zu finden. Hinter „Rechnungen automatisieren“ können zwei völlig verschiedene Projekte stecken.
Folgt bei einem ersten Agenturgespräch in Leipzig dieser einen Rechnung. Wir schreiben aus Sicht von Pharen in Naunhof im Landkreis Leipzig. Auch unser Angebot sollte sich daran besser beurteilen lassen.
Zeigt den Umweg, nicht nur das Ziel
„Wir möchten Rechnungen automatisieren“ lässt viel offen. Vielleicht dauert die Erfassung zu lange. Vielleicht ist sie längst schnell, aber niemand weiß, wer freigeben muss. Das sind unterschiedliche Projekte.
Zeigt deshalb einen geeigneten, bei Bedarf anonymisierten Fall vom Eingang bis zum Ergebnis. Interessant sind die Stellen zwischen den Werkzeugen: der kopierte Betrag, die zusätzliche Nachricht, der Anruf bei einer Kollegin. Dort wird deutlich, welche Arbeit heute unsichtbar bleibt.
Eine Agentur sollte daraus erklären können, wo sie ansetzen würde und welche Information noch fehlt. Wenn die Antwort sofort nur aus einem Produktnamen besteht, ist die eigentliche Untersuchung noch nicht passiert.
Vor Ort sein hat einen konkreten Zweck
Ein gemeinsamer Termin kann helfen, wenn man einen Ablauf beobachten muss. Auf dem Bildschirm sieht die Liste ordentlich aus; daneben liegt vielleicht der Zettel mit den Fällen, die anders behandelt werden müssen. Diese Ausnahme gehört zum Prozess.
Für andere Schritte reicht eine Bildschirmfreigabe. Entwicklung, Besprechung eines Entwurfs und viele Tests lassen sich remote organisieren. Die Frage ist daher weniger, ob die Agentur dieselbe Postleitzahl hat. Sie lautet: Was müssen die Beteiligten gemeinsam sehen, um die Arbeit zu verstehen?
Klärt daraus, welche Termine vor Ort stattfinden und wie die Kosten dafür im Angebot auftauchen. Die Leipziger Anbieterübersicht erklärt, weshalb eine Ortsseite auf einer Website noch keinen lokalen Firmensitz belegt.
Ein guter Pilot darf klein sein
Für einen Rechnungseingang kann das erste Ziel lauten: Die Rechnung ist auffindbar, fehlende Angaben sind sichtbar, eine Person prüft, und die Freigabe wird dokumentiert. Das ist ein vollständiger Weg, obwohl nicht das ganze Finanzwesen umgebaut wird.
Diese Begrenzung macht ein Angebot prüfbar. Ihr könnt sehen, welche Eingänge enthalten sind, welche Systeme verbunden werden und wo das Ergebnis landet. Ebenso wichtig ist, was zunächst außerhalb des Umfangs bleibt.
Die schwierige Frage sollte ausdrücklich dazugehören. Was geschieht mit einer Rechnung, die unvollständig ist? Wenn diese Antwort erst nach der Beauftragung geklärt wird, ist der Pilot noch nicht sauber beschrieben. Unser Artikel über KI im Rechnungseingang zeigt, warum dieser Fall viel über einen Ablauf verrät.
Das Team liefert mehr als Testdaten
Eine Agentur braucht Zugang zu den Menschen, die die Arbeit kennen. Sie können erklären, warum eine scheinbar überflüssige Prüfung existiert oder weshalb eine Ausnahme nicht automatisch entschieden werden darf.
Plant dafür Zeit ein. Die zuständige Person muss Rückfragen beantworten, Entwürfe prüfen und beurteilen, ob der neue Weg im Alltag tragfähig ist. Auch IT und die Verantwortlichen für Datenverarbeitung müssen rechtzeitig beteiligt sein, wenn ihre Entscheidungen den Aufbau beeinflussen.
Wenn dafür intern niemand verfügbar ist, sollte das Vorhaben warten oder kleiner werden. Ein externer Dienstleister kann fehlende fachliche Entscheidungen nicht einfach durch mehr Entwicklungsstunden ersetzen.
Was nach dem Gespräch schriftlich vorliegen sollte
Lasst euch den vorgeschlagenen Ablauf beschreiben: den Anfang, das erwartete Ergebnis, die Freigabe und den Umgang mit einem offenen Punkt. Dazu gehören Kosten für die Umsetzung, laufende Kosten und die Aufgabe eures Teams.
Vereinbart außerdem, woran ihr die Veränderung beurteilt. Eine kürzere Erfassung ist etwas anderes als eine schnellere Freigabe. Ohne Ausgangswert könnt ihr später nicht erkennen, ob Arbeit eingespart oder nur verschoben wurde.
Was wir für diese Rechnung in Pharen Hub aufbauen können
Für einen Rechnungsprozess können wir Pharen Hub Lists für den Rechnungseintrag und Workflows für Prüfung und Freigabe nutzen. Zur Umsetzung gehören euer Eingang und die Übergabe an die Buchhaltung. Geht die drei E-Mails dabei durch: Jede sollte sich als Frage, Entscheidung oder Quelle im geplanten Ablauf wiederfinden.
