Kurz gesagt
Eine KI-Agentur für den Mittelstand übernimmt vier Aufgaben: Strategie, Entwicklung, Umsetzung im laufenden Betrieb und Schulung des Teams. Pharen IT ist eine GmbH aus Naunhof bei Leipzig, die genau diese vier Leistungen anbietet, vor Ort in Leipzig und Sachsen oder remote. Der Einstieg ist der Automatisierungs-Sprint: In vier Wochen wird ein echter Prozess wie der Rechnungseingang oder die Lead-Qualifizierung mit KI automatisiert, mit Freigaben, Pilotbetrieb und einer Auswertung mit Vorher-Nachher-Werten.
Pharen verbindet die Beratung mit einem eigenen Produkt. Pharen Hub ist ein Open Fair-Code AI Workspace, der in der Managed Cloud oder auf eurer eigenen Infrastruktur läuft. Das Fachteam braucht im Sprint etwa zwei bis vier Stunden pro Woche.
Zwei bis vier Stunden pro Woche. So viel Zeit braucht euer Fachteam in unserem Automatisierungs-Sprint, den Aufbau übernehmen wir. Die Zahl steht am Anfang, weil sie eine Frage beantwortet, die vor jedem Projekt steht: Eine KI-Agentur für den Mittelstand soll Arbeit abnehmen und kein weiteres Projekt neben dem Tagesgeschäft erzeugen.
Dieser Guide beschreibt, was eine KI-Agentur leisten sollte, wie die Zusammenarbeit bei uns abläuft und mit welchen Fragen ihr jeden Anbieter prüfen könnt. Wir sind selbst Anbieter: Pharen IT ist eine GmbH mit Sitz in Naunhof bei Leipzig (Amtsgericht Leipzig, HRB 44633).
Was macht eine KI-Agentur für den Mittelstand?
Eine KI-Agentur bringt KI in echte Abläufe eines Unternehmens. Bei Pharen sind das vier Leistungen, die aufeinander aufbauen.
| Leistung | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| Strategie | Wir bestimmen, wo KI unterstützen soll, was beim Menschen bleibt und welche Regeln für Daten, Rollen und Entscheidungen gelten. Nutzen, Machbarkeit und Risiko werden gemeinsam bewertet. | Ein erster Ablauf mit Owner und klaren Erfolgskriterien |
| Entwicklung | Wir verbinden Daten, Rollen, Freigaben und Integrationen und setzen den Use Case als testbaren Workflow mit KI-Agenten um. | Ein lauffähiger Prozess in eurem Workspace |
| Umsetzung im Betrieb | Eure Nutzer arbeiten mit echten Vorgängen, parallel zum bisherigen Weg. Ausnahmen werden gesammelt, Erkennung und Regeln korrigiert. | Ein Protokoll der Pilotfälle und eine Auswertung mit Vorher-Nachher-Werten |
| Schulung | Dokumentierte Abläufe, klare Rollen und kurze Schulungen befähigen die Owner, Agenten selbst anzupassen und zu erweitern. | Ein Team, das ohne Dauerabhängigkeit von externen Beratern weiterarbeitet |
Die Übersicht aller Leistungen steht auf der Service-Seite. Für Teams in Leipzig und Sachsen gibt es die Seite zur KI-Beratung Leipzig.
Wie läuft ein Projekt mit einer KI-Agentur ab?
Der Einstieg bei uns ist der Automatisierungs-Sprint. Er dauert vier Wochen, und jede Woche hat ein festes Ergebnis.
- Woche 1, Auswahl und Prozesskarte. Wir prüfen zwei bis drei Kandidaten gegen Geschäftsziel, Volumen, Datenzugang und Verantwortlichkeit und entscheiden gemeinsam für einen Prozess. Ergebnis ist eine Prozesskarte auf einer Seite und eine Ausgangsmessung, zum Beispiel Durchlaufzeit und Anzahl offener Vorgänge.
- Woche 2, Aufbau. Wir bauen den Ablauf in Pharen Hub auf: Eingang, automatische Vorbereitung der Daten, Prüfung auf fehlende Angaben, Status und Freigabeschritt. Jede Aktion, die Geld, Kunden oder Verträge berührt, bleibt an eine menschliche Freigabe gebunden. Vor dem ersten Vorgang bestätigt eure IT oder euer Datenschutz Betriebsmodell, Datenwege und Freigabeschritte.
- Woche 3, Pilotbetrieb. Das Team arbeitet reale Vorgänge über den neuen Ablauf ab. An Tag 3, 7 und 10 sehen wir gemeinsam auf die Fälle und halten fest, wo Menschen eingreifen mussten.
- Woche 4, Auswertung. Wir vergleichen die Pilotzahlen mit der Ausgangsmessung. Daraus entsteht eine Empfehlung: ausweiten, nachbessern oder sauber stoppen.
Der Sprint ist kein Strategieworkshop und kein Software-Rollout. Er passt für Teams mit einem konkreten Ablauf, der heute per Mail, Tabelle und Zuruf läuft.
Welche Prozesse eignen sich für den Anfang?
Zwei Abläufe haben wir öffentlich dokumentiert.
Eingangsrechnungen. Rechnungen kamen als Mail-Anhang, Upload oder weitergeleitete Nachricht, und Rückfragen lagen in separaten Threads. Der neue Ablauf hat einen Eingang für Mail und Upload, erkennt Lieferant, Betrag und Fälligkeit, prüft auf fehlende Angaben und führt zur Freigabe mit Zuständigkeit und Historie. Gemessen wird an der Zeit bis zur ersten Prüfung, der Zeit bis zur Freigabe, überfälligen Rechnungen und manuellen Korrekturen. Der Ablauf steht unter Eingangsrechnungsprozess.
Lead-Qualifizierung. Leads entstanden auf der Website, per Mail, über Empfehlungen, LinkedIn und Gespräche. Der neue Ablauf hat einen Eingang für Formular, Mail und manuelle Kontakte, eine einfache Qualifizierung nach Bedarf, Relevanz und Timing, Routing an die passende Person und Follow-up-Erinnerungen. Der Ablauf steht unter Lead-Generierung.
Weitere Kandidaten sind Onboarding und Auftragsprüfung. Mehr zur Methode steht unter KI-Prozessautomatisierung.
Woran erkennt ihr eine gute KI-Agentur?
Fünf Fragen könnt ihr jedem Anbieter stellen, auch uns.
- Beginnt die Agentur mit einem Prozess von euch oder mit einem Tool von sich?
- Wo liegen die Daten, und welches Modell verarbeitet sie? Lasst euch den AVV vor dem ersten Test schicken.
- Welche Schritte bleiben an eine menschliche Freigabe gebunden?
- Woran wird der Erfolg gemessen, und gibt es eine Ausgangsmessung?
- Kann euer Team den Ablauf nach dem Projekt selbst betreiben und erweitern?
Eine Grenze nennen wir offen. Wir veröffentlichen keine pauschalen Ersparnisse. Belastbare Werte entstehen erst mit einer definierten Ausgangslage und einem ausreichend langen Vergleichszeitraum. Eine ISO-27001-Zertifizierung weisen wir aktuell nicht aus, was wir technisch und organisatorisch tun, steht auf der Sicherheitsseite.
Was unterscheidet Pharen von einer reinen Beratung?
Pharen kombiniert Beratung mit einem eigenen Produkt. Pharen Hub ist ein Open Fair-Code AI Workspace mit Team-Chat, Projekten, Dokumenten, Workflows und KI-Agenten. Er läuft als Managed Cloud oder auf eurer eigenen Infrastruktur. Der automatisierte Ablauf liegt damit nicht in einem Skript, das nur die Agentur versteht. Er liegt in einem Workspace, in dem euer Team Status, Quellen und Ergebnisse sieht. Wie der Betrieb auf eigenen Servern aussieht, beschreibt der Guide zur KI-Plattform on-premise.
Wer KI zuerst intern vorbereiten will, findet im Leitfaden KI im Unternehmen einführen ein PDF und eine Excel-Vorlage.
Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Agentur für ein mittelständisches Unternehmen?
Der Preis hängt vom Prozess, den Integrationen und dem Betriebsmodell ab. Im Erstgespräch klären wir Ziel, beteiligte Tools und den wichtigsten Freigabepunkt, danach lässt sich der Aufwand benennen. Die Preise für Pharen Hub selbst stehen auf der Preisseite: Free, Starter 25 €, Team 79 € und Pro 199 € pro Workspace und Monat, Self-Hosted-Lizenz ab 20 €.
Wie lange dauert es, einen Prozess mit KI zu automatisieren?
Im Automatisierungs-Sprint vier Wochen: Auswahl und Prozesskarte, Aufbau, Pilotbetrieb mit echten Fällen und Auswertung. Das Fachteam braucht dafür etwa zwei bis vier Stunden pro Woche.
Arbeitet Pharen nur in Leipzig und Sachsen?
Nein. Pharen IT sitzt in Naunhof bei Leipzig und berät Teams vor Ort in Leipzig und der Region sowie remote.
Bietet Pharen auch KI-Schulungen an?
Ja. Schulung ist Teil jedes Projekts: Die Owner lernen, Agenten und Workflows selbst anzupassen. Dazu kommen die Guides und Lernpfade der Academy.
Bleiben unsere Daten in Deutschland?
Das legt ihr im Projekt fest. Pharen Hub läuft in der Managed Cloud oder auf eurer eigenen Infrastruktur, und ihr entscheidet, welche Modelle angebunden werden. Betriebsmodell, Datenwege und Freigabeschritte werden vor dem ersten Vorgang von eurer IT oder eurem Datenschutz bestätigt.
Zwei bis vier Stunden pro Woche über vier Wochen reichen also, um zu wissen, ob KI an einem eurer Abläufe trägt. Wenn ihr einen Prozess im Kopf habt, sprecht mit uns.
