Im Angebot stehen KI-Strategie, Prototyp und Workshop. Den Workshop könnt ihr euch vorstellen. Schwerer wird es bei der Frage, was euer Team an einem normalen Arbeitstag mit dem Prototyp macht.
Folgt bei der Auswahl einer KI-Agentur für den Mittelstand einer Aufgabe durch das geplante Projekt. Eine Eingangsrechnung eignet sich dafür: Sie kommt an, jemand prüft sie, vielleicht fehlt eine Angabe, schließlich erhält die Buchhaltung die freigegebenen Informationen.
Was steckt im ersten fertigen Ablauf?
Ein Prototyp, der einen Betrag aus einer Datei liest, zeigt Texterkennung. Euer Team braucht außerdem das Original, eine Korrekturmöglichkeit und einen Weg, fehlende Angaben zu klären.
Lasst euch diese Schritte im Plan zeigen. Verspricht eine Agentur schon die vollständige Automatisierung, bevor sie eine Ausnahme gesehen hat, grenzt das Vorhaben ein. Ein kleiner Ablauf mit Korrekturweg hilft mehr als eine große Demo, die bei der ersten schwierigen Rechnung endet.
Euer Team kennt, was keine Demo weiß
Die Agentur kann den Ablauf bauen. Eure Kollegen wissen, warum ein Lieferant anders geprüft wird oder weshalb eine scheinbar vollständige Rechnung trotzdem wartet. Jemand braucht Zeit, das zu erklären und das Ergebnis anzusehen.
Unser Automation Sprint beschreibt vier Wochen mit ungefähr zwei bis vier Stunden Mitarbeit des Fachteams pro Woche. Das ist eine Planungsgröße für den abgegrenzten Sprint, keine Zusage für beliebige Prozesse. Umfang und Datenzugang müssen vorher feststehen.
Kauft die Übergabe mit
Lasst einen Kollegen vor dem Abschlussgespräch einen falschen Vorschlag ablehnen und einen wartenden Fall weiterbearbeiten. Er sollte wissen, was er selbst ändern kann und wen er bei einem Ausfall erreicht.
Klärt, was nach der Lieferung dazugehört: Dokumentation, Unterstützung, Wartung und Zugang zur erstellten Arbeit. Kann nur der Entwickler den Prototyp bedienen, bleibt ihr genau beim Projektende abhängig.
Was die Agentur in Pharen Hub einrichten kann
Beim Rechnungsbeispiel hält Pharen Hub Lists Vorgangsfelder und Status. Workflows legt Vorbereitung, Rückfragen und Freigabe fest. Agentenschritte können die Vorbereitung unterstützen. Die Agentur bindet euren Eingang an, richtet Prüfungen ein und klärt die Übergabe freigegebener Informationen an die Buchhaltung. Diese Umsetzungsarbeit gehört neben der Software in den Umfang.
Bringt einen wiederkehrenden Ablauf samt seiner schwierigsten Ausnahme mit. Daran lässt sich der erste Aufbau eingrenzen.
