Eine Kollegin möchte eine Kundenbeschwerde zusammenfassen. Darin stehen Name, E-Mail-Adresse und Einzelheiten zur Bestellung. Bevor ihr die beste KI-Antwort vergleicht, stellt sich eine andere Frage: Was soll mit dieser Datei passieren?
Die Suche nach einer „DSGVO-konformen ChatGPT-Alternative“ liefert viele beruhigende Bezeichnungen. Eure Entscheidung ist konkreter: Passt ein bestimmter Dienst mit seinen Verträgen und Einstellungen zu genau diesem Einsatz?
Braucht die Zusammenfassung den ganzen Inhalt?
Muss der Name genannt werden? Wird die gesamte Bestellhistorie benötigt? Unnötige Angaben wegzulassen macht die Aufgabe klarer und verringert die verwendeten Daten. Für einen ersten Werkzeugvergleich reicht eine erfundene Beschwerde.
Klärt anschließend, wer die Eingabe erhält, wofür sie genutzt und wie lange sie gespeichert wird. Fragt nach dem Modelldienst und der sichtbaren Anwendung. Der Leitfaden des Europäischen Datenschutzausschusses erklärt die weitergehenden Pflichten. Ein Produktetikett ersetzt diese Prüfung nicht.
Was darf der nächste Kollege sehen?
Eine gute Zusammenfassung erledigt nur einen Teil. Wer darf die ursprüngliche Beschwerde öffnen? Wer sieht den Entwurf? Was passiert, wenn jemand das Team verlässt?
Prüft die Rechte mit Konten für unterschiedliche Rollen. Dass eine Person das Dokument leichter findet, darf es nicht für eine andere ohne Berechtigung zugänglich machen. Diese Prüfung ist unabhängig davon, wie gut der Text klingt.
Wie groß muss die Veränderung sein?
Braucht ihr nur einen kontrollierten Platz zum Schreiben und Zusammenfassen, prüft genau diesen Einsatz. Gehören Aufgabe, Rückfrage und freigegebene Antwort dazu, verfolgt auch diese Schritte. Dann kann ein gemeinsamer Workspace sinnvoller sein als ein weiterer einzelner Chat.
Pharen Hub verbindet solche Arbeit und bietet Managed Cloud sowie Self-Hosting. Keine Variante verspricht pauschal, dass jeder Einsatz rechtskonform ist. Daten, Einstellungen und Vereinbarungen bleiben entscheidend.
Bringt uns eine anonymisierte Beschwerde und eure Verarbeitungsanforderungen mit, um den geplanten Aufbau zu prüfen.
