Im Meeting wird die Lieferung verschoben. Im Excel-Plan steht noch Freitag. Im Angebot aus der gestrigen E-Mail ebenfalls. Ein Kollege, der nicht dabei war, will es gerade erneut verschicken.
Das beweist nicht, dass Microsoft 365 die falsche Software ist. Es zeigt eine Lücke zwischen Gespräch und anschließender Arbeit. Diese Lücke lohnt sich beim Vergleich mit Pharen genauer anzusehen.
Prüft zuerst euren vorhandenen Aufbau
Microsoft 365 bietet Dokumente, E-Mail, Meetings und gemeinsame Dateien. Je nach Tarif und Einrichtung kommen weitere Anwendungen und Automatisierungen hinzu. Vielleicht gibt es bei euch bereits einen guten Weg, den neuen Termin mit der Aufgabe zu verbinden.
Probiert es an der verschobenen Lieferung aus. Sieht der Kollege die Entscheidung dort, wo er seine Antwort vorbereitet? Wenn nicht, prüft zuerst die fehlende Verbindung im bestehenden System. Ein zusätzlicher Workspace schafft sonst nur eine weitere Stelle, die gepflegt werden muss.
Verfolgt den Termin bis zur nächsten Antwort
Die Terminänderung muss bei der betroffenen Arbeit ankommen. Verfolgt diese Verbindung über die Gesprächsnotiz hinaus.
Lasst euch den Weg von der Gesprächsnotiz bis zur überarbeiteten Antwort zeigen. Ändert den Termin anschließend noch einmal. Steht im Entwurf weiter Freitag, ist das ein Problem, unabhängig vom eingesetzten Produkt.
Ein Agent kann die Aktualisierung vorbereiten. Ob der neue Termin tatsächlich vereinbart ist und richtig in der Kundenantwort steht, muss trotzdem jemand prüfen.
Office-Dateien dürfen ihren Platz behalten
Eine komplexe Excel-Datei, ein bewährter Outlook-Ablauf oder ein vorgeschriebenes Dokumentformat können gute Gründe sein, Microsoft weiterzuverwenden. Pharen muss nicht alles ersetzen, um an anderer Stelle zu helfen.
Die Kostenrechnung beginnt deshalb bei dem, was bleibt. Dazu kommen tatsächlich ersetzbare Werkzeuge, der Umzug von Einträgen und die Pflege von Verbindungen. Nutzt die aktuellen Pharen-Preise und eure vorhandenen Lizenzen. Eine rechnerische Ersparnis ersetzt keinen Umzugsplan.
Den neuen Termin in Pharen Hub bei der Aufgabe halten
Pharen Hub Projects verbindet Aufgabe, zugehörige Informationen und Projektentscheidungen. Workflows kann die Prüfung der vorbereiteten Kundenantwort enthalten. Im Beispiel würdet ihr dort die bestätigte Terminänderung festhalten. Für die Übernahme eines Teams-Gesprächs oder die Aktualisierung einer Office-Datei braucht es die passende Verbindung. Sie entsteht nicht allein durch den gemeinsamen Workspace.
Zeigt uns eine Entscheidung, die nicht bei der nächsten Aufgabe ankam.
