Die Mahnung, die keiner schreiben will
Eine Rechnung ist seit drei Wochen offen. Die Buchhaltung müsste mahnen, der Vertrieb will den Kunden nicht verärgern, und erst einmal passiert nichts.
Im Pharen Hub liegt jeden Morgen ein Vorschlag bereit: welche Stufe, welcher Text und ob der Vertrieb vorher Bescheid wissen sollte.
Der Ablauf im Pharen Hub
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Schritt 1: Alle offenen Rechnungen in einer Liste
Jede Ausgangsrechnung steht in der Liste Offene Posten, mit Betrag, Fälligkeit und dem Zahlungsverhalten des Kunden. Das Board sortiert sie nach Mahnstufe.
Die offenen Rechnungen nach Mahnstufe. -
Schritt 2: Jeden Morgen um 7 Uhr
Ein Zeitplan startet den Workflow an jedem Werktag. Er lädt die fälligen Rechnungen und gibt sie an den Agenten. Zahlt ein Kunde oft spät, geht zusätzlich eine Nachricht an den Vertrieb.
Zeitplan, Liste, Agent und eine Regel für Kunden, die oft spät zahlen. -
Schritt 3: Der Agent schlägt Stufe und Text vor
Bis 14 Tage eine freundliche Erinnerung, bis 30 Tage die 1. Mahnung, danach die 2. Mahnung mit dem Angebot einer Ratenzahlung.
Den Text schreibt er in eurem Ton und legt ihn in die Rechnung, mit einem kurzen Hinweis, warum er diese Stufe vorschlägt.
Eine Rechnung mit Vorschlag und Mahnungsentwurf. -
Schritt 4: Ihr legt Stufen und Ton fest
Stufen, Fristen und Ton stehen in der Anweisung des Agenten. Keine Drohungen, keine Mahngebühren und kein Inkasso, solange ihr es so wollt. Senden darf er nichts.
Die Anweisung des Agenten mit Stufen, Fristen und Ton. -
Schritt 5: Der Vertrieb weiß Bescheid
Zahlt ein Kunde oft spät, meldet der Agent das im Kanal vertrieb, bevor die Mahnung rausgeht. Dann ruft der Vertrieb an, statt von der Mahnung überrascht zu werden.
Der Hinweis im Kanal vertrieb, darunter die Antwort aus dem Vertrieb.
Was der Agent nicht tut
Er bereitet vor. Gemahnt wird erst nach Freigabe.
Weitere Anwendungsfälle
Fragen zu Forderungsmanagement und Mahnwesen
Forderungsmanagement umfasst alles, damit offene Rechnungen bezahlt werden: Fälligkeiten im Blick behalten, erinnern, mahnen und bei Bedarf eine Ratenzahlung vereinbaren. Im Pharen Hub bereitet ein Agent diese Schritte jeden Morgen vor.
Technisch ja, ein Workflow kann E-Mails senden. In diesem Ablauf gibt die Buchhaltung jede Mahnung frei, bevor sie rausgeht.
Aus eurer Buchhaltung, etwa als Excel- oder CSV-Export, den ihr über Import / Export in die Liste Offene Posten ladet.
So oft, wie der Zeitplan es sagt. In diesem Beispiel an jedem Werktag um 7 Uhr.
Pharen betreibt den Hub auf Hetzner Cloud in Deutschland. Auf Wunsch läuft er auf euren eigenen Servern.
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So läuft das Gespräch