42 Stunden bis zur ersten Antwort
So lange wartete eine Testanfrage bei 2.241 US-Unternehmen im Schnitt auf die erste Antwort, 23 Prozent antworteten nie. Eine zweite Auswertung von 1,25 Millionen Anfragen fand: Ein Kontaktversuch innerhalb einer Stunde erreichte fast 7-mal so oft die entscheidende Person wie einer eine Stunde später.
Die Zeit geht verloren, bevor jemand antwortet: Wer ist das, passt die Anfrage zu uns, wer kümmert sich? Im Pharen Hub klärt das ein Agent, bevor jemand die Anfrage öffnet.
Der Ablauf im Pharen Hub
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Schritt 1: Die Anfrage landet in einer Liste
Jede Anfrage aus Formular oder Kampagne wird eine Zeile in der Liste Anfragen, mit Kampagne, Datum und den Antworten aus dem Formular.
Marketing und Vertrieb arbeiten mit derselben Liste. Marketing sieht, welche Kampagne Anfragen bringt, der Vertrieb sieht, wen er anrufen muss.
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Schritt 2: Ein Agent bewertet jede Antwort
Sobald die Zeile da ist, liest der Agent die Antworten und gibt jeder eine Note von A bis C: Teamgröße, Ziel, Start und Budget.
Dazu schreibt er eine Gesamtnote, eine kurze Begründung und den nächsten Schritt. So sieht jeder im Team, warum eine Anfrage ein A ist.
Eine geöffnete Anfrage. Oben die Antworten aus dem Formular, unten die Noten des Agenten. -
Schritt 3: Ihr legt die Regeln fest
Was ein A ist, steht in der Anweisung des Agenten, in normalem Deutsch. Zum Beispiel: A ab 20 Mitarbeitenden, B wenn das Budget noch offen ist.
Ändert sich euer Angebot, ändert ihr die Anweisung. Eine Regel bleibt immer: Der Agent sagt nie selbst zu oder ab.
Die Anweisung des Agenten. Rechts könnt ihr ihn testen, bevor er an echte Anfragen geht. -
Schritt 4: Ein Workflow verteilt nach Note
Bei A setzt der Workflow die zuständige Person, trägt das Erstgespräch in ihren Kalender ein und lässt einen zweiten Agenten die Antwort entwerfen.
Bei B kommt eine Erinnerung in zwei Wochen. Bei C wird eine Absage vorbereitet, die erst ein Mensch freigibt.
Acht Schritte: zwei Agenten, eine Regel, drei Listenaktionen und ein Kalendereintrag. -
Schritt 5: Termin und Antwort sind fertig
Der Termin steht im Kalender der zuständigen Person. In der Anfrage liegt ein Entwurf für die Antwort, der aufgreift, was im Formular stand.
Die zuständige Person liest den Entwurf, passt ihn an und schickt ihn ab.
Die Woche im Kalender, mit den gebuchten Erstgesprächen. 
Der Antwortentwurf in der Anfrage, darunter eine Notiz zum Termin. -
Schritt 6: Jede Note lässt sich prüfen
Zu jeder Bewertung speichert der Hub, was der Agent gelesen und geschrieben hat. Stimmt eine Note nicht, seht ihr dort, warum, und passt die Anweisung an.
Die letzten Läufe des Agenten, rechts ein Ergebnis im Detail.
Was der Agent nicht tut
Er bereitet vor. Gespräche, Zusagen und Absagen bleiben bei eurem Team.
Ergebnis bei einem Kunden
Eine Beratung bekommt rund 800 Anfragen im Monat über 5 Kanäle. Seit alle in einer Liste im Pharen Hub landen und ein Workflow sie verteilt, braucht das Team pro Anfrage rund 1 Minute statt rund 8.
- Über 90 Stunden
- weniger Suche im Monat
- Rund 800
- Anfragen im Monat aus 5 Kanälen in einer Liste
- Am selben Tag
- kommt meist die erste Antwort, vorher oft nach 2 Tagen
Weitere Anwendungsfälle
Fragen zu Lead Management mit KI
Lead Management ist alles zwischen der ersten Anfrage und dem Verkaufsgespräch: Anfragen sammeln, bewerten, verteilen und nachfassen. Im Pharen Hub laufen diese Schritte in einer Liste, zwei Agenten und einem Workflow.
Lead Scoring vergibt Punkte nach festen Merkmalen wie Branche oder Teamgröße. Der Lead-Bewerter nutzt solche Regeln auch, liest aber zusätzlich die freien Antworten, etwa was einfacher werden soll, und begründet jede Note.
Nein. Die Liste Anfragen im Pharen Hub ist die Ablage für alle Anfragen. Wer schon ein CRM nutzt, kann bewertete Anfragen per Workflow dorthin weitergeben.
Sie bekommen ein C und den Status Passt nicht. Abgesagt wird erst, wenn jemand aus dem Team die Begründung gelesen und die Absage freigegeben hat.
Pharen betreibt den Hub auf Hetzner Cloud in Deutschland. Auf Wunsch läuft er auf euren eigenen Servern.
Was hast du mit KI vor? Lass uns darüber sprechen.
Du sprichst 30 Minuten mit Johannes, unserem Gründer. Vorbereiten musst du nichts.
Über 50 Kunden haben wir schon betreut.
So läuft das Gespräch